Checklist voor een ondernemerskerstmarkt organiseren
Een ondernemerskerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen ondernemers uitnodigen en kraampjes neerzetten. Je regelt tegelijk standplaatsen, vergunningen, stroom, promotie, catering en de informatie voor deelnemers. Begin met datum en locatie, verwerk daarna de aanmeldingen en leg de indeling vast. In de laatste week controleer je leveranciers, boodschappen en techniek; op de dag zelf werk je met een duidelijke opbouwvolgorde. Deze checklist bevat 69 taken en 59 spullen om niets op het laatste moment te moeten oplossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Ondernemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Stroompunten inventariseren
Plattegrond maken
Standhouders bevestigen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Leveranciers bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaats begeleiden
2 personen
Registratie bezoekers verzorgen
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Stands ondersteunen
2 personen
Fotomoment verzorgen
Muziek bedienen
Eindtijd aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Catering veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Standhouders bedanken
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 4
- Marktkraamaantal 20
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 12
- Kassatafel
- Inschrijftafel
- Garderoberekaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Decoratie
- Kerstboomaantal 2
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststerrenaantal 10
- Tafellopersaantal 12
- Kersttafeldecoratieaantal 12
- Naambordjesaantal 25
- Pijlbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 3
- Krijtbordenaantal 6
Apparatuur
- Betaalterminalaantal 2
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoon
- Laptop
- Mobiele telefoonaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Pinbonprinter
- Luidsprekerstandaardsaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Schenkkanaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Schaaltjesaantal 20
- Serveerbladenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Soepkommenaantal 80
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handvegersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 10
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de standindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Noteer per ondernemer de toegewezen plek en stuur de plattegrond samen met praktische deelnemersinformatie.
- Controleer stroompunten vroeg en leg vast welke stands stroom nodig hebben. Plan verlengkabels en stekkerdozen mee, zodat verlichting, betaalterminals en andere apparatuur niet op één punt samenkomen.
- Regel vergunningen, verzekering en eventuele reserveringen voordat je promotie breed verspreidt. Controleer dit bij voorkeur enkele weken voor de markt, omdat ontbrekende toestemming de hele planning kan blokkeren.
- Bestel catering op basis van de bevestigde deelnemers en verzamel dieetwensen vóór de bestelling. Houd houdbare voorraad apart klaar en plan het ophalen van verse producten zo dicht mogelijk op de marktdag.
- Plan de opbouw in blokken: locatie openen, meubels en kraampjes plaatsen, verlichting aansluiten, techniek testen en daarna decoratie en bewegwijzering aanbrengen. Reserveer vóór opening tijd om de betaalterminal, microfoon en geluidsboxen te controleren.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet ik een ondernemerskerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan vergunningen, verzekering en standindeling in de eerste weken, zodat je deelnemers tijdig kunt bevestigen.
- Wanneer moet ik ondernemers uitnodigen voor een kerstmarkt?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de markt en geef 2 tot 3 weken aanmeldingstijd. Verwerk daarna de aanmeldingen en bevestig standplaatsen zodra de indeling klaar is.
- Hoeveel stroompunten heb ik nodig op een ondernemerskerstmarkt?
- Tel per stand op hoeveel apparaten stroom gebruiken en houd minimaal één reservepunt per zone vrij. Controleer dit uiterlijk 2 weken vooraf en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar vóór de opbouw.
- Wanneer moet ik de catering voor een ondernemerskerstmarkt bestellen?
- Plaats de cateringbestelling zodra deelnemersaantallen en dieetwensen vaststaan, meestal 1 tot 2 weken voor de markt. Haal verse producten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op, afhankelijk van de houdbaarheid.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!