Checklist pour organiser un marché de Noël biologique

Un marché de Noël biologique demande plus qu’une liste d’exposants et quelques décorations. Il faut fixer les horaires, organiser les stands, prévoir l’alimentation électrique et confirmer les besoins alimentaires suffisamment tôt. Cette checklist de 64 tâches et 55 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au montage des tentes. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : caisse, produits frais, rallonges, stocks et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands
Réserver l’alimentation électrique
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Repérer les points d’alimentation électrique
2 personnes
Créer les menus et les listes de prix
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir les règles de la caisse
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Délimiter le site du marché
3 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager les stands par fournisseur
6 personnes
Installer l’entrée et la signalétique
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Tester les points de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les visiteurs
2 personnes
Gérer la lumière et la musique
Traiter les dernières commandes
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le stock en lieu sûr
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Emballer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Faire décharger les fournisseurs
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Tabouretsqté 12
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plaques à inductionqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Bacs de stockageqté 12
Bouteilles isothermesqté 6
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Nappesqté 20
Listes de prixqté 20
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires d’ouverture avant de lancer les invitations : les exposants doivent connaître la durée du marché et le temps prévu pour l’installation.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines à l’avance et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et l’espace nécessaire pour chaque stand.
Repérez les points d’alimentation électrique avant l’arrivée des exposants. Prévoyez des rallonges à enrouleur et des multiprises adaptées aux machines à café, bouilloires et plaques à induction.
Confirmez les fournisseurs et récupérez les produits frais peu avant l’ouverture. Les stocks non périssables peuvent être préparés plus tôt, mais les aliments frais ne doivent pas attendre plusieurs jours sur place.
Répartissez les bénévoles entre accueil, caisse, installation et réassort. Établissez les règles de caisse avant le jour J et vérifiez les terminaux de paiement, les caisses et le matériel au moins une fois avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un marché de Noël biologique ?: Commencez l’organisation au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Réservez rapidement les stands, l’alimentation électrique et les fournisseurs, puis gardez les dernières semaines pour les inscriptions, les achats et la logistique.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite 2 à 3 semaines avant le marché afin d’avoir le temps de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins de chaque stand.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël biologique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse et 2 à 4 personnes pour l’installation et le réassort, selon le nombre de stands. Pour un marché de taille moyenne, une équipe de 6 à 8 bénévoles permet de couvrir les rotations.
Quand installer les tentes et les stands du marché ?: Délimitez le site et déchargez le matériel avant l’arrivée des exposants. Commencez le montage des tentes environ 3 à 4 heures avant l’ouverture, puis gardez au moins 60 minutes pour les tables, les stocks, les branchements et la vérification finale.

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