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Bio-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Bio-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als ein normales Fest: Marktstände, Stromanschlüsse, Lieferanten, Kassen und frische Produkte müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und die Aufteilung des Geländes fest. Danach folgen Anmeldungen, Werbung und die verbindliche Abstimmung mit Ausstellern und Lieferanten. Kurz vor dem Termin prüfst du Material, Dekoration, haltbare Vorräte und den Aufbauplan, damit am Markttag keine Kabel, Tassen oder Helfer fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Stände reservieren

  • Stromversorgung reservieren

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

  • Stromanschlüsse einzeichnen

    2 Personen

  • Menükarten und Preislisten erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kassenregeln festlegen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Marktgelände absperren

    3 Personen

  • Stände entladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Stände nach Lieferant einrichten

    6 Personen

  • Eingang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Zahlungspunkte testen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Lieferanten empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Kalte Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Licht und Musik bedienen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Vorräte sicher verstauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Stände und Zelte abbauen

    5 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien reinigen

    3 Personen

  • Dekoration und Beleuchtung einpacken

    3 Personen

  • Lieferanten ausladen lassen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 16
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 8
  • HockerAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 80
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierzangenAnz. 10
  • KellenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • InduktionskochplattenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 3
  • KassenboxenAnz. 3
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 12
  • ThermosflaschenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 20

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20
  • PreislisteAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • LaternenAnz. 12
  • BatterienAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • MüllbeutelhalterAnz. 10
  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Strom nicht erst am Aufbautag. Zeichne für jeden Stand den Anschluss ein und reserviere ausreichend Verlängerungskabel und Kabeltrommeln, bevor die Standaufteilung endgültig bestätigt wird.
  • Schließe die Anmeldung der Aussteller früh genug, damit du Ernährungswünsche und benötigte Standflächen noch einarbeiten kannst. Eine aktualisierte Liste verhindert, dass Menükarten oder Preislisten am Ende fehlen.
  • Teile die Helfer in feste Zeitblöcke für Aufbau, Kasse, Ausschank und Abbau ein. Für Kassenboxen und Kartenterminals sollten klare Regeln gelten, bevor die ersten Besucher eintreffen.
  • Hole frische Produkte möglichst kurz vor dem Markt ab und lagere haltbare Vorräte getrennt. Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermokannen solltest du am Vortag auf Vollständigkeit und Funktion prüfen.
  • Beginne den Aufbau mit Absperrung, Zelten und Ständen, bevor Tische, Stehtische und Dekoration verteilt werden. Lege Geschirr wie wiederverwendbare Becher, Tassen, Gläser, Teller und Besteck je Stand in beschriftete Boxen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bio-Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit Datum, Öffnungszeiten, Geländeaufteilung und Standreservierungen. Strom, Lieferanten und Anmeldungen sollten feststehen, bevor du Werbung und Einladungen verschickst.
Wann muss die Stromversorgung für den Weihnachtsmarkt reserviert werden?
Reserviere die Stromversorgung, sobald die Zahl und Position der Stände absehbar ist, spätestens vor der finalen Marktaufteilung. Zeichne jeden Anschluss ein und prüfe zusätzlich, ob Kabeltrommeln und Verlängerungskabel ausreichen.
Was muss man am Tag vor einem Bio-Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Prüfe Materialien, Weihnachtsdekoration, haltbare Vorräte, Kassen und Kartenterminals am Vortag. Frische Produkte holst du möglichst kurz vor der Öffnung ab; außerdem sollten Helfer, Lieferanten und Aufbauzeiten bestätigt sein.
Wie plant man den Aufbau eines Bio-Weihnachtsmarkts?
Sperre zuerst das Gelände ab und baue anschließend Partyzelte und Marktstände auf. Danach folgen Tische, Sitzgelegenheiten, Stromverbindungen, Kühlboxen, Küchenmaterial und die nach Ständen sortierten Vorratsboxen.

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