Checkliste für einen Weihnachtsmarkt mit Vorführungen
Ein Weihnachtsmarkt mit Vorführungen braucht mehr als Marktstände und Weihnachtsbeleuchtung. Stimmen Ort, Genehmigungen, Strom und Vorführungszeiten nicht früh genug, entstehen am Veranstaltungstag unnötige Wartezeiten. Plane zuerst Rahmen und Programm, teile danach Stände und Helfer ein und prüfe kurz vor dem Termin Lieferungen, Wetter und Technik. Diese Checkliste hilft dir, 75 Aufgaben und 65 benötigte Dinge in einer verlässlichen Reihenfolge abzuarbeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Demonstranten festlegen
2 Personen
Marktteilnehmer kontaktieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ankündigung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Marktstände einteilen
2 Personen
Vorführungsprogramm erstellen
2 Personen
Vorführungszeiten bestätigen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Routen- und Parkschilder anfertigen
2 Personen
Lageplan drucken
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Dekorationen vorbereiten
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kassenwechselgeld bereitlegen
Aufbaugelände absperren
2 Personen
Marktstände aufbauen
4 Personen
Partyzelte aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Demotische aufbauen
3 Personen
Demonstrationsmaterialien bereitlegen
3 Personen
Marktstände einrichten
6 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
4 Personen
Eintritt und Spenden verwalten
2 Personen
Marktstände besetzen
8 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kalte Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste Demonstration begleiten
2 Personen
Zweite Demonstration begleiten
2 Personen
Die dritte Vorführung begleiten
2 Personen
Vierte Vorführung begleiten
2 Personen
Fragen bei Vorführungen beantworten
2 Personen
Publikumsströme lenken
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Kasse abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Catering abbauen
3 Personen
Demonstrationsmaterialien einpacken
3 Personen
Marktstände abbauen
6 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beleuchtung sicher verpacken
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 3
- MarktstandAnz. 10
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckeAnz. 16
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschineAnz. 2
- ThermokanneAnz. 6
- KühlboxAnz. 4
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- SteckdosenleisteAnz. 6
- KassenschaleAnz. 2
- KartenterminalAnz. 2
Küche
- ThermoskanneAnz. 4
- SchneidebrettAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangeAnz. 6
- SchöpfkelleAnz. 4
- MischschüsselAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- InduktionsplatteAnz. 3
- KochtopfAnz. 3
- BackblechAnz. 4
Geschirr
- KaffeetasseAnz. 150
- TeeglasAnz. 150
- TrinkglasAnz. 150
- SchüsselAnz. 100
- TablettAnz. 8
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
Dekoration
- WeihnachtsbaumAnz. 2
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- GirlandeAnz. 10
- WeihnachtskranzAnz. 4
- WeihnachtsgirlandeAnz. 8
- WeihnachtstischdekorationAnz. 16
Beleuchtung
- LichterketteAnz. 12
- LED-LaterneAnz. 12
- BatterieAnz. 48
Demonstrationsmaterial
- ArbeitsmatteAnz. 6
- WerkbankAnz. 3
- Handwerkzeug-SetAnz. 4
- SchneidematteAnz. 6
- SchürzeAnz. 8
- SchutzbrilleAnz. 8
- ArbeitshandschuhAnz. 8
- PräsentationsboardAnz. 6
- BastelpapierAnz. 10
- KartonAnz. 10
- HolzstäbchenAnz. 200
- WolleAnz. 10
- KleberAnz. 12
- SchereAnz. 12
- WeihnachtsstempelAnz. 6
- AnleitungskartenAnz. 100
Reinigung
- MülleimerAnz. 8
- AbfallcontainerAnz. 3
- BesenAnz. 4
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ort, Datum und Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Festzelt, Marktstände, Lautsprecher und zusätzliche Stromanschlüsse erlaubt sind.
- Lege das Vorführungsprogramm spätestens 4 Wochen vor dem Markt fest und bestätige jede Vorführungszeit noch einmal 7 Tage vorher. So lassen sich Ansagen, Sitzplätze und Laufwege passend planen.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher. Getränke solltest du erst kurz vor dem Termin kühlen, damit Kühlboxen und Thermoskannen nicht unnötig lange belegt sind.
- Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten, Kaffeemaschine und tragbaren Lautsprecher 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam. Ein Funktionstest verhindert, dass Beleuchtung, Vorführungen und Heißgetränke am selben Anschluss ausfallen.
- Teile Helfer in feste Schichten ein und gib ihnen den Lageplan, Routen- und Parkschilder sowie Zuständigkeiten spätestens 3 Tage vorher. Plane für Aufbau, Betreuung der Marktstände, Catering und Abbau jeweils eigene Personen ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt anmelden?
- Prüfe Genehmigungen und bestätige den Veranstaltungsort idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Je nach Ort können zusätzliche Vorgaben für Verkaufsstände, Musik, Strom oder ein Festzelt gelten.
- Wann sollte das Programm für einen Weihnachtsmarkt mit Vorführungen stehen?
- Erstelle das Programm spätestens 4 Wochen vorher und hole die endgültigen Zusagen der Demonstranten mindestens 7 Tage vor dem Markt ein. Drucke den Lageplan und die Zeiten erst, wenn keine Änderungen mehr offen sind.
- Wie viele Helfer braucht ein kleiner Weihnachtsmarkt?
- Plane mindestens eine Person für die Koordination, je eine für Einlass oder Informationen, Catering und Technik sowie zusätzliche Helfer für Aufbau und Abbau ein. Für jede Schicht sollte eine Vertretung eingeplant werden, damit Ausfälle nicht den Ablauf stoppen.
- Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt prüfen?
- Kontrolliere 1 Tag vorher Wettervorhersage, Lieferungen, Materialien, Dekoration, Weihnachtsbeleuchtung und gekühlte Getränke. Teste außerdem Lautsprecher, Kaffeemaschine, Wasserkocher und alle benötigten Stromverbindungen.
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