Checklist kerstmarkt met demonstraties organiseren
Een kerstmarkt met demonstraties vraagt om meer afstemming dan een gewone markt. Je regelt niet alleen kramen en deelnemers, maar ook vaste demonstratietijden, stroompunten, catering en een duidelijke bezoekersroute. Begin met locatie, vergunningen en deelnemers; werk daarna het programma en de indeling uit. In de laatste week controleer je leveringen, materialen, verlichting en de weersverwachting. Zo voorkom je dat een demonstrateur geen tafel, stroom of publiek op het juiste moment heeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Demonstrateurs vastleggen
2 personen
Marktdeelnemers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Marktkramen indelen
2 personen
Demonstratieprogramma maken
2 personen
Demonstratietijden bevestigen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Route- en parkeerbordjes maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Versieringen voorbereiden
3 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Kassageld klaarleggen
Opbouwterrein afzetten
2 personen
Marktkramen opbouwen
4 personen
Partytenten plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Kerstverlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Demonstratietafels inrichten
3 personen
Demonstratiematerialen klaarleggen
3 personen
Marktstands inrichten
6 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Entree en donaties beheren
2 personen
Marktstands bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koude dranken bijvullen
2 personen
Eerste demonstratie begeleiden
2 personen
Tweede demonstratie begeleiden
2 personen
Derde demonstratie begeleiden
2 personen
Vierde demonstratie begeleiden
2 personen
Vragen bij demonstraties beantwoorden
2 personen
Publieksstromen begeleiden
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Catering afbouwen
3 personen
Demonstratiematerialen inpakken
3 personen
Marktstands afbreken
6 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting veilig inpakken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 3
- Marktkraamaantal 10
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Tafelkleedaantal 16
- Opbergkrattenaantal 12
Apparatuur
- Waterkokeraantal 3
- Koffiezetapparaataantal 2
- Warmhoudkanaantal 6
- Koelboxaantal 4
- Draagbare speakeraantal 2
- Verlengkabelaantal 8
- Stekkerdoosaantal 6
- Kassaladeaantal 2
- Betaalterminalaantal 2
Keuken
- Thermoskanaantal 4
- Snijplankaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangaantal 6
- Opscheplepelaantal 4
- Mengkomaantal 4
- Maatbekeraantal 3
- Inductieplaataantal 3
- Kookpanaantal 3
- Ovenplaataantal 4
Servies
- Koffiekopaantal 150
- Theeglasaantal 150
- Drinkglasaantal 150
- Komaantal 100
- Dienbladaantal 8
- Herbruikbaar bestekaantal 180
Decoratie
- Kerstboomaantal 2
- Kerstballenaantal 60
- Guirlandeaantal 10
- Kerstkransaantal 4
- Kerstvlaggenlijnaantal 8
- Kersttafeldecoratieaantal 16
Verlichting
- Lichtsnoeraantal 12
- LED-lantaarnaantal 12
- Batterijaantal 48
Demonstratiemateriaal
- Werkmataantal 6
- Werkbankaantal 3
- Handgereedschapsetaantal 4
- Snijmataantal 6
- Schortaantal 8
- Veiligheidsbrilaantal 8
- Werkhandschoenaantal 8
- Presentatiebordaantal 6
- Knutselpapieraantal 10
- Kartonaantal 10
- Houten stokjesaantal 200
- Wolaantal 10
- Lijmaantal 12
- Schaaraantal 12
- Kerststempelsaantal 6
- Instructiekaartenaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakaantal 8
- Afvalcontaineraantal 3
- Bezemaantal 4
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilaantal 4
- Emmeraantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg demonstratietijden uiterlijk 2 weken vooraf vast en stuur deelnemers een programma met opbouwtijd, locatie en contactpersoon. Plan tussen twee demonstraties minimaal 15 minuten voor wisselen en opruimen.
- Controleer per demonstratie hoeveel stroom nodig is en wijs stopcontacten vooraf toe. Neem per stroompunt een verlengkabel en stekkerdoos mee en test alle aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf.
- Maak de plattegrond op schaal en reserveer ruimte voor marktkramen, partytenten, bezoekersstromen en wachtrijen. Druk minimaal 2 exemplaren af: één voor de ingang en één voor de organisatie.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en stem hapjes en dranken daarop af. Koel dranken pas op de dag zelf en zet koffie, thee en warmhoudkannen op een vaste plek buiten de demonstratieruimte.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef elke ploeg een korte overdracht. Wijs naast ontvangst en opbouw ook iemand aan voor betalingen, routevragen, leveringen en het bijvullen van servies.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met demonstraties organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, demonstrateurs en marktdeelnemers. Werk het programma en de kraamindeling uiterlijk 2 weken voor de markt af.
- Hoeveel tijd moet ik tussen demonstraties plannen?
- Plan minimaal 15 minuten tussen twee demonstraties voor wisselen, opruimen en bezoekersverplaatsing. Reken daarnaast per demonstrateur op minstens 30 minuten opbouwtijd vóór de eerste demonstratie.
- Wanneer moet ik de catering voor een kerstmarkt bestellen?
- Bestel catering en controleer dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Bevestig aantallen en levertijd nogmaals 2 tot 3 dagen voor het evenement.
- Wat moet ik de dag voor een kerstmarkt met demonstraties controleren?
- Controleer de weersverwachting, stroompunten, kerstverlichting, materialen, leveringen, plattegrond en demonstratieapparatuur 1 dag vooraf. Zet houdbare benodigdheden klaar en koel dranken pas op de evenementdag.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!