Organiser un marché de Noël au monastère, étape par étape

Un marché de Noël dans un monastère demande de coordonner un lieu atypique, des exposants et un accueil fluide du public. Commence par bloquer la date et les horaires, puis vérifie les autorisations, l’assurance et les espaces réellement utilisables. Ensuite, construis le plan des stands, les besoins électriques et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les exposants, tester les paiements, installer les décorations et répartir les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir le lieu et les espaces
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
5
Contacter les fournisseurs et les exposants
2 personnes
6
Enregistrer les participants et les exposants
2 personnes
7
Établir le plan des stands
2 personnes
8
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
9
Envoyer les conditions de vente aux exposants
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Annoncer l'événement en ligne
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Réserver les sapins de Noël et la verdure
16
Réserver l’éclairage et les rallonges
17
Réserver les stands et le mobilier
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
20
Créer le programme et le plan
2 personnes
21
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
22
Gérer l'argent liquide et la monnaie
23
Tester le terminal de paiement et le panneau de paiement
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
26
Faire les courses de produits frais
2 personnes
27
Trier les décorations de Noël
2 personnes
28
Envoyer les dernières informations aux exposants
29
Vérifier le lieu et le remettre propre
2 personnes
30
Installer les stands et les tables
6 personnes
31
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
32
Installer les sapins de Noël
3 personnes
33
Installer les lumières de Noël
4 personnes
34
Brancher l’alimentation et les câbles en toute sécurité
2 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Marquer les stands par participant
2 personnes
37
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
38
Aider à monter les stands
4 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
41
Refroidir les boissons fraîches
2 personnes
42
Installer les tables de service
3 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Installer le comptoir d'information
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Garder les tables et les places assises en ordre
2 personnes
55
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
56
Vérifier l'éclairage
57
Diffuser de la musique de Noël
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

60
Éteindre l’éclairage
2 personnes
61
Démonter les stands et les tables
6 personnes
62
Emballer la décoration en toute sécurité
3 personnes
63
Collecter et trier les déchets
4 personnes
64
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
67
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Évacuer les déchets alimentaires en toute sécurité
2 personnes
70
Clôturer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
71
Informer les stands du règlement
72
Livrer définitivement le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 16

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes LEDqté 24
Lanternesqté 12
Pilesqté 48

Équipement

Rallonges à enrouleurqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enceinte Bluetoothqté 2
Terminal de paiement
Téléphone mobileqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 10
Neige artificielleqté 6
Ficelle et attachesqté 4
Crèche de Noël

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Informations

Plansqté 300
Flyers du programmeqté 300
Panneaux de numéro de standqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 6
Stylosqté 24

Gestion financière

Caisses à monnaieqté 3
Bacs à monnaieqté 4
Sacs pour espècesqté 6

Vêtements

Gilets pour bénévolesqté 20
Couvertures chaudesqté 12
Gants de travailqté 12

Conseils

Bloque les espaces avant de confirmer les exposants : mesure les passages, les accès et les zones disponibles, puis dessine le plan des stands avec les tables, tentes et chaises nécessaires.
Demande les besoins électriques et alimentaires lors de l’inscription. Prévois les chemins de câbles avant l’installation et calcule les quantités de restauration à partir du nombre confirmé de participants.
Envoie les conditions de vente aux exposants avant leur confirmation définitive. Indique les horaires d’arrivée, les dimensions du stand, les règles du monastère et la date limite pour signaler un besoin particulier.
Teste le terminal de paiement et prépare la monnaie au plus tard la veille. Garde un téléphone chargé, une solution de paiement de secours et une personne responsable de la caisse pendant toute l’ouverture.
Répartis les bénévoles par créneaux avant d’annoncer le programme final. Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour les exposants et une pour les incidents ou le réassort pendant les heures d’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël au monastère ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les autorisations, l’assurance, les exposants et la réservation du mobilier prennent généralement plus de temps que la décoration.
Combien d’exposants prévoir pour un marché de Noël au monastère ?: Le nombre dépend de la surface et des passages, mais laisse au moins 1 mètre de circulation entre les stands et les murs ou sorties. Finalise la liste des exposants 2 à 3 semaines avant l’événement pour ajuster le plan et la restauration.
Quand installer les sapins et les guirlandes lumineuses ?: Installe les sapins, la verdure et les décorations la veille si le lieu est accessible, puis teste chaque guirlande et chaque rallonge avant l’arrivée du public. Garde les piles et les attaches nécessaires sur place pour les retouches du matin.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la fréquentation prévue. Ajoute une marge de 10 à 15 % pour éviter une rupture pendant les périodes de forte affluence.

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