Checklist pour organiser un marché de Noël au centre-ville
Un marché de Noël au centre-ville demande une coordination précise entre exposants, services municipaux, bénévoles et prestataires. Commencez par publier la date, ouvrir les inscriptions et vérifier les autorisations, puis construisez le plan des stands et des circulations. Les besoins électriques, les livraisons et l’enlèvement des déchets doivent être réglés avant l’installation. Cette checklist rassemble les 67 tâches et les 60 fournitures à prévoir, des tentes et tables aux gobelets, décorations et panneaux.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier la date et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Créer le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Vérifier les autorisations
Répertorier les points d’alimentation électrique
2 personnes
Réserver les livraisons
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier l'électricité
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Imprimer les listes de prix
2 personnes
Imprimer le plan
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Délimiter le site du marché
4 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les stands
8 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Événement
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier la décoration lumineuse
2 personnes
Fermer les stands
8 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes
Suivi
Couper l’électricité
2 personnes
Démonter les stands
8 personnes
Rassembler le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le stand traiteur
3 personnes
Nettoyer la place du marché
5 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les retours
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 16
- Chaises pliantesqté 40
- Tables hautesqté 8
- Couverturesqté 16
- Bâches de standqté 12
- Mannequinsqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 150
- Tasses à vin chaudqté 150
- Assiettesqté 200
- Petits bolsqté 100
- Fourchettesqté 200
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 200
- Cuillères de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
Décoration
- Sapins de Noëlqté 6
- Boules de Noëlqté 120
- Guirlandes de Noëlqté 24
- Couronnes de Noëlqté 8
- Personnages de Noëlqté 10
- Neige artificielleqté 6
- Décoration de tableqté 16
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux d’informationqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 20
- Lanternes LEDqté 16
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 20
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Bains-marieqté 4
- Plaques à inductionqté 3
- Glacièresqté 6
- Réfrigérateursqté 2
- Thermosqté 8
- Caissesqté 4
- Terminaux de paiementqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Couteaux d’officeqté 8
- Saladiersqté 8
- Bacs de rangementqté 20
- Saladiers de serviceqté 16
- Gants de cuisineqté 6
- Pinces de cuisineqté 8
- Verres doseursqté 4
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balais à mainqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 6
- Sets de serpillièreqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et les horaires au moins 8 semaines avant l’événement, puis laissez aux exposants un délai clair pour s’inscrire. Fermez les inscriptions avant de confirmer définitivement la répartition des stands.
- Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires des exposants et vérifiez les contraintes d’accès pour les livraisons. Réservez l’enlèvement des déchets au plus tard 2 semaines avant le marché, surtout si plusieurs stands servent des boissons ou des en-cas.
- Dessinez le plan en indiquant les stands, les tentes, les tables, les points électriques et les passages. Prévoyez au moins un panneau d’orientation à chaque entrée et imprimez le plan avant le jour d’installation.
- Attribuez les bénévoles par créneau d’au moins 2 heures et préparez un briefing écrit. Remettez les badges nominatifs et les consignes avant l’ouverture, plutôt que de tout expliquer au moment où les visiteurs arrivent.
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant et contrôlez les bâches, couvertures, rallonges et éclairages LED. Refroidissez les boissons la veille et préparez la vaisselle, les tasses de vin chaud et les plateaux de service avant l’arrivée des exposants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au centre-ville ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de publier la date, traiter les inscriptions, vérifier les autorisations, réserver les livraisons et organiser l’électricité, les déchets et les bénévoles.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?
- Contactez-les dès que la date et les horaires sont confirmés, au moins 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription, puis confirmez la place et les besoins de chaque exposant environ 3 semaines avant l’événement.
- Quand vérifier l’électricité et les rallonges du marché de Noël ?
- Répertoriez les points d’alimentation pendant la création du plan, puis faites une vérification sur place 1 à 2 semaines avant l’installation. Contrôlez une dernière fois les rallonges et les éclairages LED le jour du montage.
- Que faut-il préparer la veille d’un marché de Noël ?
- Triez les décorations, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et rassemblez la vaisselle la veille. Gardez les panneaux, les listes de prix, les badges et le plan dans une caisse dédiée afin de les retrouver dès l’installation.
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