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Checkliste für den Weihnachtsmarkt im Stadtkern

Ein Weihnachtsmarkt im Stadtkern braucht früh eine klare Struktur: Termin festlegen, Standbetreiber gewinnen, Genehmigungen prüfen und den Marktplan erstellen. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Strom, Lieferungen und Abfallentsorgung. Kurz vor dem Termin zählen Wettercheck, Briefing, gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks. Diese Checkliste umfasst 67 Aufgaben und 60 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Marktständen, Glühweintassen und Lichterketten fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromanschlüsse festlegen

    2 Personen

  • Lieferungen reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Elektrik überprüfen

    2 Personen

  • Wegweiser entwerfen

  • Preisliste drucken

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Briefing vorbereiten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Marktgelände absperren

    4 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Stände aufbauen

    8 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Cateringstand einrichten

    4 Personen

  • Heiße Getränke zubereiten

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Bargeld bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    3 Personen

Event

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Kalte Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Lichtdekoration kontrollieren

    2 Personen

  • Stände schließen

    8 Personen

  • Besucherausgang begleiten

    3 Personen

  • Bargeld sichern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Stände abbauen

    8 Personen

  • Mobiliar zusammensuchen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Cateringstand reinigen

    3 Personen

  • Marktplatz reinigen

    5 Personen

  • Materialien zurückbringen

    4 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Kühlmaterialien entleeren

    2 Personen

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Retouren prüfen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 16
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 8
  • DeckenAnz. 16
  • StandplanenAnz. 12
  • SchaufensterpuppenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 150
  • GlühweintassenAnz. 150
  • TellerAnz. 200
  • SchälchenAnz. 100
  • GabelnAnz. 200
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 200
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 6
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 24
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • KunstschneeAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 16
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 20
  • LED-LaternenAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • InduktionskochplattenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KassenboxenAnz. 4
  • KartenlesegeräteAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 16
  • OfenhandschuheAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HandfegerAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 6
  • WischsetsAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche Datum und Uhrzeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und öffne die Anmeldung direkt mit einer Frist für Standbetreiber und Besucher.
  • Kläre Genehmigungen, Stromanschlüsse, Lieferzeiten und Abfallentsorgung spätestens 4 Wochen vor dem Markt. Gerade zusätzliche Verlängerungskabel oder ein geänderter Standplan werden sonst schnell zum Engpass.
  • Bestätige die Standaufteilung 7 bis 10 Tage vorher und drucke Lageplan, Wegweiser, Preisliste und Infotafeln. So müssen Helfer am Veranstaltungstag keine kurzfristigen Änderungen erklären.
  • Plane pro Stand eine zuständige Kontaktperson und teile Freiwillige mindestens 3 Tage vorher ein. Ein kurzes Briefing mit Aufbauzeit, Stromregeln und Zuständigkeiten verhindert Rückfragen während des Betriebs.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und sortiere Weihnachtsdekoration, Decken und Beleuchtung nach Einsatzort. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, Snacks vorbereitet und Geschirr vor Beginn vollständig bereitgestellt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Stadtkern planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Termin, Anmeldungen, Standbetreiber, Genehmigungen, Lieferungen und die Standaufteilung noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann müssen die Genehmigungen für einen Weihnachtsmarkt geprüft werden?
Prüfe die erforderlichen Genehmigungen mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Für Strom, Marktstände, Partyzelte oder besondere Verkaufsangebote können zusätzliche Absprachen nötig sein.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Stadtkern?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Standbetreiber, Strom, Getränke, Geschirr, Abfall und Abbau. Für einen kleinen Markt sind damit meist 8 bis 12 Helfer gleichzeitig sinnvoll.
Wann sollte der Marktplan für die Stände fertig sein?
Erstelle einen ersten Marktplan etwa 4 Wochen vorher und bestätige die endgültige Standaufteilung 7 bis 10 Tage vor dem Weihnachtsmarkt. Berücksichtige dabei Stromanschlüsse, Lieferwege, Wegweiser und Fluchtwege.

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