Checklist pour organiser un marché de Noël artisanal

Un marché de Noël artisanal demande surtout une bonne coordination entre les exposants, le lieu et l’installation. Commence par confirmer la date et l’espace, puis avance vers les inscriptions, le plan des stands et la communication. Les dernières semaines servent à verrouiller les besoins alimentaires, les réservations et les bénévoles. Le jour même, prévois assez de temps pour vérifier le lieu, recevoir les livraisons et monter les tentes, tables et stands avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Faire les réservations
Informer les exposants
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
Créer les numéros de stand
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les points de paiement
2 personnes
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer les stands aux exposants
2 personnes
Exposer les produits artisanaux
6 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer l'entrée
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Aider les exposants à décharger
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 10
Chemins de tableqté 12
Nappes en tissuqté 12
Draps de standqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Personnages de Noëlqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Distributeurs automatiquesqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Bacs de comptage d’argentqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Mégaphones
Lampes de pocheqté 4
Diablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 4
Brosses de nettoyageqté 4
Chiffons réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Panneaux de numéro de standqté 12
Brochures d’informationqté 250
Plansqté 200
Flyers du programmeqté 250
Stylosqté 20
Marqueursqté 8
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Ciseauxqté 8
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 100
Formulaires de paiementqté 100
Braceletsqté 250
Enveloppes de caisseqté 30

Sécurité

Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4
Giletsqté 12
Gants de travailqté 12

Conseils

Fixe le plan des stands avant d’envoyer les informations finales aux exposants : numérote chaque emplacement et imprime plusieurs exemplaires du plan pour l’accueil et l’équipe d’installation.
Ne limite pas le suivi aux inscriptions. Mets à jour la liste des participants jusqu’à la dernière semaine et note les besoins alimentaires de chacun pour éviter les achats de dernière minute.
Prépare les paiements au moins la veille : vérifie les points de paiement et constitue la monnaie en espèces séparément, afin que chaque poste puisse démarrer sans attendre.
Installe les guirlandes LED, lampes, rallonges et passe-câbles avant la décoration. Teste chaque prise et sécurise les câbles avant de placer les nappes, draps de stand et décorations de Noël.
Réserve une vraie plage de montage le jour du marché. Pour plusieurs tentes, tables et stands, prévois au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture et garde des chariots de transport à portée de main.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël artisanal ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, contacter les exposants, traiter les inscriptions, communiquer et organiser les réservations.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?: Prévois généralement 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour vérifier le lieu, recevoir les livraisons, décharger le matériel et monter les tentes, tables et stands. Ajoute du temps si l’espace est grand ou si plusieurs équipes travaillent séparément.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?: Envoie une première invitation dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 semaines avant le marché. Fixe une date limite d’inscription située 3 à 4 semaines avant l’événement pour finaliser le plan des stands.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël artisanal ?: Prévois au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements et 2 à 4 personnes pour le montage et le déchargement, selon le nombre de stands. Répartis les rôles avant le jour J et communique les horaires à chacun.

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