Handwerks-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste
Ein Handwerks-Weihnachtsmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Standbetreiber, Lageplan und Ausstattung zusammenpassen müssen. Bestätige zuerst Datum und Ort, teile anschließend die Stände ein und bearbeite die Anmeldungen. In den letzten Tagen zählen vor allem Lieferungen, haltbare Vorräte und die technische Ausstattung: Zelte, Beleuchtung, Kabel und Zahlungsstellen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standverteilung erstellen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Ernährungswünsche erfassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster aufhängen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Lageplan drucken
Namensschilder vorbereiten
Stände nummerieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Zahlungsstellen vorbereiten
2 Personen
Bargeld bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Stände ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
Handwerksprodukte ausstellen
6 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kassen einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Eingang vorbereiten
2 Personen
Event
Besucher begrüßen
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Aussteller beim Ausladen helfen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlprodukte wegräumen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Vorrat einpacken
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Kasseinnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
- TransportwagenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-LampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
Dekoration
- WeihnachtsbaumAnz. 2
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- WeihnachtssterneAnz. 10
- TischläuferAnz. 12
- StofftischdeckenAnz. 12
- StandtücherAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- WeihnachtsfigurenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- SchälchenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeelöffelAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenkesselAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- RührschüsselnAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenboxenAnz. 2
- GeldzählkästenAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 4
- Megafone
- HandlampenAnz. 4
- SackkarrenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- ReinigungsbürstenAnz. 4
- Wiederverwendbare TücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Büro
- NamensschilderAnz. 40
- StandnummernschilderAnz. 12
- InformationsbroschürenAnz. 250
- PläneAnz. 200
- ProgrammflyerAnz. 250
- StifteAnz. 20
- MarkerAnz. 8
- PermanentmarkerAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 8
- AbdeckbandAnz. 6
- ScherenAnz. 8
- KlemmbretterAnz. 6
- AnmeldeformulareAnz. 100
- AbrechnungsformulareAnz. 100
- ArmbänderAnz. 250
- KassenumschlägeAnz. 30
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
- WarnwestenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Tipps
- Lege die Standverteilung erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach laufend und informiere Standbetreiber über ihre Nummer, ihren Platz und die Anlieferung.
- Plane die Werbung nicht erst in der letzten Woche. Stelle die Online-Ankündigung mehrere Wochen vorher ein und hänge Poster so auf, dass Besucher Datum, Ort und Öffnungszeit sofort erkennen.
- Drucke den Lageplan und bereite Namensschilder vor, bevor die Stände aufgebaut werden. Nummerierte Stände sparen am Veranstaltungstag Zeit, besonders wenn mehrere Lieferungen gleichzeitig ankommen.
- Prüfe Beleuchtung und Strom vor dem Aufbau: LED-Lichterketten, LED-Lampen, Verlängerungskabel und Kabelmatten müssen zur Fläche passen. Kabel sollten nicht lose über Laufwege geführt werden.
- Trenne Einkäufe nach Haltbarkeit. Haltbare Vorräte kannst du vorab bereitstellen, Kühlprodukte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab und planst für die Annahme der Lieferungen eine feste Person ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Handwerks-Weihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Standaufteilung. Standbetreiber, Anmeldungen und Werbung brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden.
- Wann sollte die Standverteilung für einen Handwerks-Weihnachtsmarkt feststehen?
- Plane die erste Standverteilung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Markt. Aktualisiere sie bis spätestens eine Woche vorher und sende den Standbetreibern danach den Lageplan und ihre Nummer.
- Was muss ich am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?
- Kontrolliere den Ort, stelle haltbare Vorräte bereit und sortiere Namensschilder, Lageplan und Dekoration. Prüfe außerdem Zelte, Marktstände, Beleuchtung, Kabel und Transportwagen, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.
- Wie viel Zeit sollte ich für den Aufbau eines Handwerks-Weihnachtsmarkts einplanen?
- Plane mindestens 3 bis 4 Stunden ein, wenn Partyzelte, Marktstände, Tische, Beleuchtung und Dekoration aufgebaut werden. Bei vielen Standbetreibern oder mehreren Lieferungen solltest du zusätzliche Helfer einteilen.
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