Checklist para organizar un mercado navideño de manualidades
Un mercado navideño de manualidades necesita más que puestos y decoración: hay que coordinar expositores, pagos, entregas y circulación del público. Empieza confirmando la fecha y el lugar, y deja cerrada la distribución antes de invitar a los participantes. Durante las últimas semanas, prepara el plano, las acreditaciones, los números de puesto y los turnos de voluntariado. Esta checklist reúne el trabajo de organización y el material necesario para llegar al montaje sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Hacer la distribución de puestos
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Hacer reservas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Imprimir el plano
Preparar acreditaciones
Hacer números de puesto
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar los puntos de pago
2 personas
Preparar efectivo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Descargar los puestos
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los números de puesto
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
Exponer los productos de manualidades
6 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar las cajas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Preparar la entrada
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir café y té
3 personas
Reponer bebidas calientes
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el material
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Mesas de cervezacant. 4
- Sillas plegablescant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 4
- Carros de transportecant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Lámparas LEDcant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
Decoración
- Árbol de Navidadcant. 2
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 4
- Flores de Pascuacant. 10
- Manteles runnerscant. 12
- Manteles de telacant. 12
- Manteles para puestoscant. 12
- Pizarrascant. 8
- Figuras navideñascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 120
- Cuencoscant. 60
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharillas de cafécant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Cajeros automáticoscant. 2
- Cajas de la cajacant. 2
- Bandejas para contar dinerocant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Megáfonos
- Linternas de manocant. 4
- Carros de manocant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Cepillos de limpiezacant. 4
- Paños reutilizablescant. 20
Catering
- Compras
Oficina
- Credencialescant. 40
- Carteles con número de standcant. 12
- Folletos informativoscant. 250
- Planoscant. 200
- Folletos del programacant. 250
- Bolígrafoscant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 8
- Rotuladores permanentescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Cinta de pintorcant. 6
- Tijerascant. 8
- Portapapelescant. 6
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Formularios de cobrocant. 100
- Pulserascant. 250
- Sobres para cajacant. 30
Seguridad
- Extintorescant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 4
- Chalecoscant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
Consejos
- Cierra la distribución de los puestos antes de publicar la convocatoria. Deja pasillos suficientemente amplios y reserva espacio para carpas, mesas plegables, sillas y carros de transporte.
- Pide a los expositores sus necesidades y preferencias dietéticas al inscribirse. Actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana y envía las instrucciones finales varios días antes del mercado.
- Prepara un plano impreso, acreditaciones y números de puesto para cada expositor. Lleva algunas copias adicionales: suelen aparecer cambios de última hora o participantes que no recuerdan su ubicación.
- Revisa los puntos de pago y el efectivo antes de recibir al público. Comprueba también las regletas, cables alargadores y alfombrillas para cables, porque la iluminación LED y los puestos pueden necesitar conexiones en zonas distintas.
- Programa las entregas y el montaje por franjas horarias, no todo a la vez. Comprueba el lugar antes de abrir, recibe primero las entregas y monta las carpas antes de colocar mesas, decoración y productos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de manualidades?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si participan varios expositores. La fecha, el lugar y la distribución deberían estar cerrados antes de abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los expositores?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes del mercado, con fecha, ubicación, condiciones y plazo de inscripción. Confirma la lista definitiva aproximadamente 10 días antes.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado navideño?
- Deja listos el plano, las acreditaciones, los números de puesto, los turnos de voluntarios y el efectivo. Comprueba también la iluminación, las conexiones eléctricas y que las carpas, mesas y sillas estén disponibles.
- ¿Cómo organizar el montaje de los puestos?
- Asigna una franja de llegada a cada expositor y descarga primero el mobiliario pesado. Monta las carpas antes de distribuir mesas y decoración, y reserva al menos 60 minutos para revisar pasillos, cables y señalización antes de abrir.
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