Checklist pour organiser un Marché d’Halloween
Un Marché d’Halloween demande plus qu’une décoration thématique : il faut coordonner les exposants, les réservations, les autorisations et l’aménagement du lieu. Cette checklist suit l’ordre utile, de la confirmation de la date jusqu’à l’ouverture des stands. Elle inclut aussi les oublis fréquents, comme les rallonges, l’éclairage, le refroidissement des boissons et l’information destinée aux exposants. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier le matériel avant le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les réservations de stand
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les exigences de permis
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
Informer les exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier le stock
2 personnes
Préparer les citrouilles
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Répartir les stands
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le panneau d'information
Installer la caisse et le point de paiement
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Événement
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l’éclairage et la sécurité
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire décharger les exposants
2 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables hautesqté 4
Décoration
- Citrouilles en plastiqueqté 20
- Guirlandes lumineuses d’Halloweenqté 8
- Décoration en toile d'araignéeqté 10
- Araignées décorativesqté 30
- Squelettesqté 4
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Décoration de tableqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Étiquettes de prixqté 30
- Panneaux indicateursqté 10
Éclairage
- Lanternes LEDqté 12
- Bougies LEDqté 30
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Terminal de paiement
- Caisse
- Mégaphone
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Louchesqté 6
- Pincesqté 4
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Balaisqté 3
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez les tentes, les stands, les tables et les chaises dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévoyez aussi quelques tables hautes pour les zones où les visiteurs restent peu de temps.
- Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques au moment de l’inscription, puis reportez-les sur le plan. Vérifiez le nombre de prises disponibles avant de répartir les stands.
- Traitez les autorisations au moins 4 semaines avant le marché. Les règles peuvent concerner l’occupation du lieu, la vente de nourriture, l’électricité ou l’installation des tentes.
- Préparez les citrouilles, les encas et la décoration la veille lorsque c’est possible. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et gardez-les dans des glacières jusqu’à leur mise en place.
- Gardez une marge d’au moins 60 minutes pour l’installation le jour J : monter les tentes, placer les tables, répartir les stands, installer les lumières et poser le panneau d’information prennent plus longtemps que prévu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Marché d’Halloween ?
- Prévoyez au moins 6 semaines pour contacter les exposants, traiter les réservations et vérifier les autorisations. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les fournisseurs et le matériel.
- Quand faut-il confirmer les exposants d’un Marché d’Halloween ?
- Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Demandez ensuite les besoins alimentaires, électriques et d’aménagement afin de finaliser le plan des stands au moins 7 jours avant.
- Que faut-il prévoir pour l’éclairage d’un Marché d’Halloween ?
- Comptez au minimum un point lumineux par zone de circulation et par groupe de stands, avec des lanternes ou bougies LED. Testez les rallonges et multiprises la veille, puis gardez 2 rallonges de secours si le lieu le permet.
- Combien de temps prévoir pour installer un Marché d’Halloween ?
- Réservez au moins 1 heure avant l’arrivée du public, et plutôt 2 heures si plusieurs tentes sont à monter. L’installation comprend les tentes, les tables, les chaises, les stands, la décoration, l’éclairage et la signalétique.
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