Organiza tu Mercado de Halloween sin dejar cabos sueltos
Un Mercado de Halloween necesita más coordinación que una fiesta con una sola ubicación: hay que confirmar los puestos, distribuir el espacio y tener claros los permisos antes de comprar o montar. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde la fecha y las inscripciones hasta las carpas, la iluminación y la señalización. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las preferencias dietéticas, los puntos de electricidad y la información que necesitan los expositores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Procesar las reservas de puestos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Comprobar los requisitos de permiso
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
Informar a los expositores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar el inventario
2 personas
Preparar calabazas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Distribuir los puestos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colocar el cartel informativo
Preparar la caja registradora y el punto de pago
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
Evento
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Operar la caja
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación y la seguridad
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Hacer que los responsables del puesto descarguen
2 personas
Retirar la decoración y la iluminación
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 4
Decoración
- Calabazas de plásticocant. 20
- Guirnaldas luminosas de Halloweencant. 8
- Decoración de telarañascant. 10
- Arañas decorativascant. 30
- Esqueletoscant. 4
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Pizarrascant. 6
- Etiquetas de preciocant. 30
- Carteles direccionalescant. 10
Iluminación
- Faroles LEDcant. 12
- Velas LEDcant. 30
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Terminal de pago
- Caja registradora
- Megáfono
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cucharonescant. 6
- Pinzascant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Escobascant. 3
- Papelelerascant. 8
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y los requisitos de permiso antes de contactar con todos los puestos. Deja al menos 4 semanas para recibir respuestas, procesar reservas y confirmar proveedores.
- Dibuja la distribución antes del montaje: reserva pasillos de al menos 1,5 metros y marca dónde irán las carpas, las mesas, las mesas altas y los puntos de electricidad.
- Envía a cada expositor un plano y las instrucciones de llegada al menos 7 días antes. Incluye su puesto asignado, el horario de montaje y cualquier requisito eléctrico o de mobiliario.
- Haz la compra y clasifica el inventario entre 2 y 3 días antes. Prepara las calabazas, los aperitivos y las bebidas con tiempo; enfría estas últimas durante las 4 horas previas a la apertura.
- Comprueba la iluminación cuando montes las carpas, no al final: prueba guirnaldas, faroles LED, cables alargadores y regletas en cada zona. Coloca también el cartel informativo antes de que lleguen los visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Halloween?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, revisar permisos, contactar con los puestos, gestionar reservas y enviar la información a los expositores al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo confirmar los puestos de un Mercado de Halloween?
- Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas durante las primeras 2 semanas de organización. Confirma los puestos y proveedores como mínimo 14 días antes, para poder cerrar la distribución y la compra.
- ¿Cuándo se montan las carpas y los puestos?
- Abre la ubicación entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público. Monta primero las carpas, después las mesas y sillas, y deja al menos 60 minutos para distribuir los puestos, colgar la decoración y probar la iluminación.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para un Mercado de Halloween?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras 2 horas y añade un margen del 10 al 15 % si no conoces la asistencia exacta. Confirma las preferencias dietéticas antes de comprar los aperitivos y prepara las bandejas cerca de la apertura.
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