Zomermarkt organiseren: checklist en planning

Een zomermarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kraamhouders regelen. Leg eerst datum, locatie en vergunning vast en werk daarna toe naar registratie, standindeling en communicatie. In de laatste week controleer je reserveringen, dieetwensen, boodschappen en het weer. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke route, goed ontvangen kraamhouders, werkende kassa’s en een terrein dat veilig is afgezet. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktvergunning aanvragen
Locatie reserveren
Leveranciers benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Stands indelen
2 personen
Kraamhouders informeren
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Weersinformatie delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Informatieborden maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Kassa's controleren
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kraamdoeken bevestigen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa's inrichten
2 personen
Betaalterminals testen
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kraamhouders briefen
2 personen
Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Tafels schoonhouden
2 personen
Kassa-afsluiting voorbereiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Restanten veilig verpakken
3 personen

Nazorg

Tafels afruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Meubilair terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Kassageld veiligstellen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Kraamdoekenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 18
Kledingrekkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12
Parasolvoetenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lampstatievenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Infobordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 18
Naamkaartjesaantal 40
Stiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30
Handwasbakkenaantal 2
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

Afzetpionnenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Zandzakkenaantal 24
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Programmaboekjesaantal 300
Plattegrondenaantal 150
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Contantgeldkistjesaantal 3
Kassabonnenrollenaantal 12
Polsbandjesaantal 300

Transport

Transportkarrenaantal 4
Steekwagensaantal 2
Spanbandenaantal 12
Dekzeilenaantal 6

Tips

Vraag de marktvergunning vroeg aan en controleer welke gegevens nodig zijn voor de locatie, kraamhouders en eventuele verkoop of horeca. Wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
Sluit de registratie enkele dagen vóór de markt af, zodat je stands kunt indelen en kraamhouders tijdig informeert over hun plek, aankomst en benodigde materialen.
Maak de routeborden, informatieborden en communicatie over het weer uiterlijk de dag vóór de markt klaar. Zo hoef je op de ochtend zelf alleen nog te plaatsen en te verspreiden.
Plan boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerst en koelproducten zo laat mogelijk. Controleer vooraf ook herbruikbare bekers, servies, thermoskannen, koelboxen en koffieapparaten.
Test kassa’s, betaalterminals en verlengsnoeren vóór de opening en leg wisselgeld, powerbanks en een handmegafoon op één vaste plek. Dat voorkomt zoeken wanneer kraamhouders en bezoekers tegelijk aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomermarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunning. Gebruik de laatste 2 weken voor registratie, standindeling, bevestigingen en de praktische boodschappen.
Wanneer moet ik kraamhouders registreren voor een zomermarkt?: Laat aanmeldingen uiterlijk 1 tot 2 weken vóór de markt binnen zijn. Dan heb je tijd om stands in te delen, dieetwensen te verzamelen en alle kraamhouders minstens enkele dagen vooraf te informeren.
Wanneer controleer ik het weer voor een zomermarkt?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Deel een concrete weersupdate uiterlijk 24 uur vóór de markt, zodat je tenten, parasolvoeten en andere materialen kunt bijsturen.
Wat moet ik op de ochtend van een zomermarkt controleren?: Controleer eerst het afgezette terrein, de routeborden, stands en stroomvoorziening. Test daarna kassa’s en betaalterminals, leg wisselgeld klaar en ontvang kraamhouders voordat bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.