Sommermarkt organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Sommermarkt braucht mehr Vorlauf als nur Marktstände und Sonnenschirme. Zuerst stehen Termin, Ort, Genehmigung und Standbetreiber fest; danach folgen Anmeldungen, Einteilung und Einkauf. Kurz vor dem Termin entscheidest du über Wetterhinweise, Kühlung, Strom und Beschilderung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Empfang der Standbetreiber und zur Absperrung des Geländes.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Marktgenehmigung beantragen
Location reservieren
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Markt online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Stände einteilen
2 Personen
Standbetreiber informieren
Reservierungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Wetterinformationen teilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Mietmaterial abholen
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Informationsschilder erstellen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Kassen prüfen
2 Personen
Wechselgeld bereitlegen
2 Personen

Event

Standbetreiber empfangen
3 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standtücher befestigen
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Kassen einrichten
2 Personen
Bezahlterminals testen
2 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Standbetreiber einweisen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Besucher begrüßen
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten auffüllen
Tische sauber halten
2 Personen
Kassenabschluss vorbereiten
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Reste sicher verpacken
3 Personen

Nachbereitung

Tische abräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Möbel zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Reste aufräumen
2 Personen
Kassenbestand sichern
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
StandtücherAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
SchirmständerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3
KassenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Handmegafon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LampenstativeAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 10
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 6
TischdekorationAnz. 18
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
HandwaschbeckenAnz. 2
WasserkannenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 30
GummihandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Sicherheit

AbsperrkegelAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
SandsäckeAnz. 24
TaschenlampenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4

Verwaltung

AnmeldeformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 300
PläneAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
Kassenschachteln für BargeldAnz. 3
KassenbonrollenAnz. 12
ArmbänderAnz. 300

Transport

TransportwagenAnz. 4
SackkarrenAnz. 2
SpanngurteAnz. 12
PlanenAnz. 6

Tipps

Beantrage die Marktgenehmigung frühzeitig und plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. Ohne geklärte Genehmigung solltest du keine verbindlichen Zusagen an Standbetreiber verschicken.
Schließe die Anmeldung der Standbetreiber etwa 2 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile die Stände anschließend mit einem Lageplan verbindlich ein.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und teile die wichtigsten Hinweise spätestens am Vortag. Plane für empfindliche Ware Kühlboxen und für Besucher sowie Stände ausreichend Partyzelte ein.
Kontrolliere Strom und Bezahlsysteme nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenterminals und Kassen am Vorabend und lege Wechselgeld getrennt nach Kasse bereit.
Sortiere Materialien am Vortag nach Einsatzort: Beschilderung und Routenschilder für den Eingangsbereich, Tischdecken und Standtücher zu den Ständen, Beleuchtung und Verlängerungskabel an einen zentralen Ausgabeplatz.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sommermarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigung. Die Standbetreiber sollten spätestens 4 Wochen vorher kontaktiert und rund 2 Wochen vor dem Markt endgültig eingeteilt sein.
Wann sollte man die Standbetreiber für einen Sommermarkt anmelden?: Sammle Anmeldungen bis etwa 2 Wochen vor dem Termin. Danach bleiben noch 7 bis 10 Tage, um Stände einzuteilen, Ernährungswünsche zu prüfen und Reservierungen zu bestätigen.
Was braucht man für einen Sommermarkt bei schlechtem Wetter?: Plane Partyzelte, wetterfeste Informationsschilder und eine klare Wetterinformation für alle Beteiligten ein. Prüfe die Vorhersage 3 Tage vorher und aktualisiere die Hinweise spätestens am Vortag.
Wann soll man die Kassen und Kartenterminals prüfen?: Teste Kassen und Kartenterminals am Vorabend und wieder kurz vor dem Öffnen. Lege Wechselgeld mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit, damit die Ausgabe der Stände nicht den Einlass verzögert.

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