Organiser un marché d'été, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez rapidement les autorisations nécessaires pour un marché. Pendant que les inscriptions des exposants avancent, prévoyez les stands, les tables, les tentes et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les réservations, surveiller la météo et préparer les achats, la monnaie et la signalétique. Le jour J, le balisage et l'installation doivent être terminés avant l'arrivée des premiers exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Réserver le lieu
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Enregistrer les exposants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le marché en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les stands
2 personnes
11
Informer les exposants
12
Confirmer les réservations
13
Vérifier les prévisions météo
14
Partager les informations météo
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer le matériel de location
2 personnes
18
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
19
Trier les matériaux
3 personnes
20
Créer les panneaux d'information
2 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Vérifier les caisses
2 personnes
23
Préparer la monnaie
2 personnes

Événement

24
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
25
Balisage du site
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Fixer les tentures de stand
3 personnes
30
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
34
Installer le comptoir d'information
2 personnes
35
Installer les caisses
2 personnes
36
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
37
Remplir les glacières
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
3 personnes
39
Préparer le point café
2 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Préparer la vaisselle
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Briefer les tenanciers de stands
2 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Fournir les informations
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Distribuer les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Réapprovisionner les toilettes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Préparer la clôture de caisse
2 personnes
57
Annoncer le dernier tour
58
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
59
Fermer les caisses
2 personnes
60
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes

Suivi

61
Dégager les tables
4 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le site
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter l’éclairage
3 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Ramener le mobilier
3 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Ranger les restes
2 personnes
72
Sécuriser la caisse
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Draps de standqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Pieds de parasolqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Décoration de tableqté 18
Badges nominatifsqté 40
Marqueursqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 30
Lavabos pour les mainsqté 2
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Porte-papier toiletteqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Plots de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 8
Sacs de sableqté 24
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 300
Plansqté 150
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Caisses pour espècesqté 3
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Braceletsqté 300

Transport

Chariots de transportqté 4
Diablesqté 2
Sangles d'arrimageqté 12
Bâchesqté 6

Conseils

Demandez le permis de marché dès que la date et le lieu sont arrêtés : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les autorisations et corriger un dossier incomplet.
Fixez une date limite d'inscription des exposants 2 à 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands et de transmettre à chacun son emplacement et ses horaires.
Ne commandez pas seulement les stands : comptez aussi les tables, chaises, nappes, tentes, pieds de parasol et rallonges nécessaires à chaque emplacement, puis ajoutez une marge pour les besoins imprévus.
Traitez les besoins alimentaires avant les achats finaux. Achetez les produits frais à conserver au froid le plus tard possible et prévoyez des glacières, des pichets et des thermos pour le service.
Contrôlez les prévisions météo 48 heures avant l'ouverture et envoyez les consignes aux exposants le même jour. Préparez aussi les panneaux directionnels, les caisses, la monnaie et les terminaux de paiement avant l'installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d'été ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai couvre la réservation du lieu, le permis, les inscriptions des exposants, les commandes de matériel et la communication de la météo.
Quand demander le permis pour un marché d'été ?: Déposez la demande dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 4 à 6 semaines avant le marché. Certaines communes demandent des informations sur le plan des stands, les horaires et la sécurité.
Quand faut-il confirmer les exposants ?: Clôturez les inscriptions 2 à 3 semaines avant l'événement et confirmez chaque réservation après avoir réparti les stands. Envoyez ensuite le plan, l'horaire d'arrivée et les consignes pratiques.
Que préparer la veille d'un marché d'été ?: La veille, vérifiez les achats, la monnaie, les caisses, les terminaux de paiement, les panneaux et le matériel loué. Gardez les produits frais au froid et terminez le tri du matériel pour pouvoir installer sans chercher les éléments le matin.

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