Checklist pour organiser un marché d’échange de plantes

Un marché d’échange de plantes se prépare surtout autour de la circulation des participants et de la clarté des échanges. Fixez d’abord les règles, les horaires et le nombre de personnes attendu, puis préparez les inscriptions et la répartition des bénévoles. Les tables, étiquettes, bons d’échange et panneaux doivent être prêts avant l’ouverture, pas pendant l’arrivée des premiers participants. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel nécessaires pour installer un espace compréhensible dès la première minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Établir les règles d’échange
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir la disposition des tables
2 personnes
Créer l’itinéraire et la signalisation
Préparer les étiquettes des plantes
2 personnes
Préparer les bons d’échange
2 personnes
Imprimer les cartes d'information
Vérifier le stock de pots de fleurs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager la zone d’échange
4 personnes
Installer les plantes pour l’accueil
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Réceptionner et étiqueter les plantes
4 personnes
Distribuer les bons d’échange
2 personnes
Encadrer le processus d’échange
4 personnes
Donner des conseils sur les plantes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger les tables entre-temps
2 personnes
Enregistrer les plantes restantes
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Trier les plantes et le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Répartir les plantes restantes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tentes de réceptionqté 2
Bancs pliantsqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caissesqté 20
Tables pour plantesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2

Cuisine

Carafesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Étiquettes pour plantesqté 250
Bons d’échangeqté 300
Panneaux d'informationqté 8
Flèches directionnellesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Nappesqté 8
Sous-potsqté 40
Corde de juteqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles d’échange au moins 3 semaines avant la date : indiquez combien de plantes chacun peut apporter, comment sont attribués les bons et ce qui est refusé.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles sur l’accueil, l’installation et la zone d’échange.
Prévoyez une étiquette par plante avec au minimum le nom, les besoins en lumière et l’arrosage. Préparez aussi les bons d’échange et les cartes d’information avant le jour du marché.
Dessinez la disposition des tables avant l’ouverture : séparez clairement l’accueil, le dépôt des plantes et l’échange. Installez les flèches directionnelles et les panneaux d’information à l’entrée et aux points de décision.
Ouvrez le lieu au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de refroidir les boissons, de tester les rallonges et de mettre en place les plantes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’échange de plantes ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les invitations et les inscriptions peuvent commencer environ 3 semaines avant, tandis que la confirmation des participants et la préparation du matériel se terminent dans les 7 derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour un marché d’échange de plantes ?: Envoyez-les 3 semaines avant l’événement, puis faites un rappel 7 jours avant la date limite d’inscription. Confirmez ensuite les participants au plus tard 5 jours avant le marché.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour la zone d’échange et 1 pour l’installation et l’orientation jusqu’à environ 30 participants. Au-delà, ajoutez 1 bénévole par tranche de 20 à 25 personnes.
Quand installer les tables et les étiquettes des plantes ?: Installez les tables 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Les étiquettes, les bons d’échange et les cartes d’information devraient être préparés la veille, puis placés sur les tables avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.