Plantenruilmarkt organiseren: complete checklist
Een plantenruilmarkt organiseren begint niet bij het neerzetten van de planten, maar bij duidelijke ruilregels en een haalbare indeling. Leg datum, tijden en locatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel vooraf het aantal deelnemers, hun dieetwensen en de planten die ze meenemen, zodat je tafels, potten en vrijwilligers goed kunt plannen. Met labels, ruilbonnen en duidelijke informatieborden voorkom je vragen en discussies tijdens de markt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Ruilregels opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Route en bewegwijzering maken
Plantenlabels voorbereiden
2 personen
Ruilbonnen voorbereiden
2 personen
Informatiekaarten printen
Voorraad plantenpotten controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Ruilzone indelen
4 personen
Planten voor ontvangst klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Planten innemen en labelen
4 personen
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
Ruilproces begeleiden
4 personen
Plantadvies geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds ordenen
2 personen
Overgebleven planten registreren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
Planten en materialen sorteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven planten verdelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Partytentenaantal 2
- Klapbankenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Krattenaantal 20
- Plantentafelsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Theelepelsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
Keuken
- Schenkkanenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Serveerbestekaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Plantlabelsaantal 250
- Ruilbonnenaantal 300
- Informatiebordenaantal 8
- Wegwijspijlenaantal 12
- Krijtbordenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Plantenschotelsaantal 40
- Jute touwaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Handvegersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de opbouw minstens 90 minuten voor aanvang. Zet eerst de plantentafels, kratten en ontvangstbalie neer en richt daarna de ruilzone in.
- Maak de ruilregels uiterlijk twee weken vooraf bekend. Vermeld bijvoorbeeld hoeveel planten iemand mag inbrengen, hoe ruilbonnen werken en wat er met overgebleven planten gebeurt.
- Gebruik voor elke plant een label met minimaal naam, lichtbehoefte en wateradvies. Leg extra plantlabels klaar; reken op 10 tot 15 procent meer dan het verwachte aantal planten.
- Wijs per 20 deelnemers minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst, vragen en het aanvullen van tafels. Geef vrijwilligers vooraf een korte taakverdeling en een plattegrond.
- Regel koffie, thee en water niet pas op de dag zelf. Koel dranken minstens 2 uur vooraf en controleer vóór vertrek of waterkokers, koffiezetapparaten, verlengsnoeren en stekkerdozen beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een plantenruilmarkt organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en ruilregels. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je 1 week vooraf het definitieve aantal deelnemers kunt bevestigen.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een plantenruilmarkt?
- Reken op 1 plantentafel per 10 tot 15 deelnemers, plus 1 tafel voor ontvangst en 1 tafel voor informatie of drank. Bij 40 deelnemers kom je dus uit op ongeveer 6 tafels.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een plantenruilmarkt?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per 20 deelnemers en minstens 2 mensen tijdens de opbouw. Bij 40 deelnemers heb je dus 2 vrijwilligers voor ontvangst en begeleiding nodig, naast hulp bij het klaarzetten.
- Wanneer maak ik plantenlabels en ruilbonnen?
- Maak de ruilbonnen en informatiekaarten 7 tot 10 dagen vooraf. Print de plantenlabels uiterlijk 2 dagen voor de markt en leg extra blanco labels klaar voor planten die deelnemers spontaan meenemen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!