Checklist pour organiser un marché d’automne

Un marché d’automne demande une préparation étalée sur plusieurs semaines, surtout pour les stands, les exposants et les autorisations. Commence par fixer la date et le terrain, puis avance vers les inscriptions, les activités et la logistique. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, vérifier la météo et préparer le matériel. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le terrain
2 personnes
Réserver les stands du marché
Vérifier les exigences de permis
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les activités pour enfants
2 personnes
Composer la playlist
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Informer les exposants
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Trier les tables et les chaises
3 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Rappeler les exposants
Balisage du site
3 personnes
Installer les stands du marché
5 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester les prises de courant
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Préparer la soupe et les boissons chaudes
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir la soupe
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables à manger propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer la table de bricolage pour enfants
2 personnes
Animer le jeu d’automne
2 personnes
Gérer la musique
Assurer la surveillance des câbles
Allumer l’éclairage
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les stands et les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Gérer la caution et les paiements
Trier les objets trouvés
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Bancs pliantsqté 12
Nappes de standqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Gobelets à caféqté 250
Bol à soupeqté 180
Assiettesqté 220
Couteauxqté 220
Fourchettesqté 220
Cuillèresqté 220
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Courgesqté 35
Feuilles d'automneqté 10
Balles de pailleqté 12
Sacs en juteqté 15
Guirlandesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 18
Décorations de tableqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Marmites à soupeqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Chariots à mainqté 2

Cuisine

Paniers à bols à soupeqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Cuillères de serviceqté 12
Thermomètresqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le terrain et les exigences de permis au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Les réservations de stands et d’activités pour enfants dépendent souvent de ces premières confirmations.
Demande aux exposants leurs besoins dès leur inscription : emplacement, électricité, tables et contraintes alimentaires. Envoie ensuite le plan et les consignes définitives 7 jours avant le marché.
Prévois une équipe distincte pour l’installation et l’accueil. Pour un marché d’une journée, répartis les bénévoles par créneaux d’environ 2 à 3 heures afin de couvrir les stands, le balisage et les changements de dernière minute.
Contrôle la météo 72 heures puis 24 heures avant l’ouverture. Les tentes, les tables, les chaises et les décorations d’automne doivent être récupérées et vérifiées avant le jour du marché, pas au dernier moment.
Prépare l’implantation la veille quand c’est possible : emplacement des stands, tentes, tables, signalétique et espace enfants. Garde les nappes, gobelets, thermos, carafes et ustensiles regroupés dans des boîtes pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d’automne ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation des stands, les inscriptions des exposants et le recrutement des bénévoles prennent généralement le plus de temps.
Quand confirmer les exposants d’un marché d’automne ?: Demande une confirmation finale 7 jours avant l’événement, puis envoie un rappel 24 à 48 heures avant. Vérifie à ce moment l’heure d’arrivée, l’emplacement et les besoins particuliers de chaque exposant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché d’automne ?: Prévois au moins 3 heures pour installer les tentes, les stands, les tables, les chaises et le balisage. Ajoute 30 minutes de contrôle avant l’ouverture pour corriger les déplacements ou les éléments manquants.
Que vérifier la veille d’un marché d’automne ?: Vérifie la météo, les clés du lieu, le plan d’implantation, les courses et le matériel récupéré. Prépare aussi les décorations, les contenants et les équipements de service afin que l’équipe puisse commencer immédiatement le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.