Checklist para organizar un mercado de otoño

Un mercado de otoño combina puestos, actividades infantiles, comida, decoración y muchas personas coordinadas en pocas horas. Empieza por reservar el recinto y los puestos, comprobar los permisos y confirmar a los expositores. Después organiza las inscripciones, los voluntarios, el plano y los materiales. La víspera, revisa la previsión del tiempo y las llaves; el día del mercado, monta primero carpas, mesas y puestos para que cada expositor pueda instalarse sin esperas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y recinto
2 personas
Reservar puestos de mercado
Comprobar los requisitos de permiso
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar las actividades infantiles
2 personas
Crear la lista de reproducción musical
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Informar a los responsables de los stands
Hacer el plano
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
Clasificar mesas y sillas
3 personas
Preparar la decoración
3 personas
Recordar a los expositores
Cerrar el recinto
3 personas
Colocar los puestos del mercado
5 personas
Montar las carpas
5 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Probar puntos de corriente
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar sopa y bebida caliente
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Despejar la ruta de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir sopa
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de comedor
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar la mesa de manualidades para niños
2 personas
Coordinar el juego de otoño
2 personas
Controlar la música
Vigilar los cables
Encender la iluminación
Despedir a los expositores
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Gestionar la fianza y los pagos
Clasificar los objetos perdidos
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Bancos plegablescant. 12
Manteles de standcant. 12
Mantelescant. 18
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 250
Tazones para sopacant. 180
Platoscant. 220
Cuchilloscant. 220
Tenedorescant. 220
Cucharascant. 220
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Calabazascant. 35
Hojas de otoñocant. 10
Pacas de pajacant. 12
Sacos de yutecant. 15
Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 18
Decoraciones de mesacant. 20
Guirnaldascant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Ollas para sopacant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8
Carritos de manocant. 2

Cocina

Tazones para sopacant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 18
Cucharones de servircant. 12
Termómetroscant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los requisitos de permiso antes de invitar a los expositores. Deja al menos 6 semanas para recibir confirmaciones y corregir problemas de espacio.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con un plazo claro, idealmente 10 días antes. Así puedes calcular raciones, tazones para sopa, vasos, platos y cubiertos sin comprar a ciegas.
Haz el plano antes de clasificar mesas, sillas y carpas. Reserva pasillos de al menos 1,2 metros y marca dónde irán los puestos, las actividades infantiles, la zona de comida y los puntos de acceso.
Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega las instrucciones a los responsables de los stands antes del montaje. Incluye quién abre, quién recibe a los expositores y quién cierra el recinto.
Comprueba la previsión del tiempo entre 24 y 48 horas antes. Si se espera lluvia o viento, confirma las carpas, protege la decoración de hojas, paja y sacos de yute, y guarda los materiales en cajas de almacenaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de otoño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el recinto y los puestos, comprueba los permisos y contacta con los expositores; deja la compra y la recogida de materiales para los últimos 3 a 5 días.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de otoño?: Calcula 1 voluntario por cada 8 a 10 puestos, más 2 personas para la entrada y las actividades infantiles. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir montaje, atención y cierre sin dejar zonas desatendidas.
¿Cuándo hay que confirmar la comida y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas hasta 10 días antes y confirma las cantidades 3 días antes. Ese margen permite ajustar la compra de bebidas, café, sopa, vajilla y agua.
¿Cuándo se montan las carpas, mesas y puestos del mercado?: Comienza entre 3 y 4 horas antes de la apertura. Monta primero las carpas y las mesas, comprueba la ubicación y las llaves, y deja al menos 60 minutos para que los expositores coloquen sus productos.

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