Herbstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Herbstmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Verkaufsstände. Lege zuerst Datum und Gelände fest, prüfe Genehmigungen und sichere Marktstände, Zelte sowie Helfer. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Lageplan und die Erfassung von Essenswünschen und Kinderangeboten. Am Veranstaltungstag zählen klare Aufbauzeiten, beschriftete Stände, warme Getränke und ein Wetterplan. Die Checkliste führt dich durch die Reihenfolge, damit am Ende nicht Schlüssel, Sitzplätze oder Strom für die Kaffeemaschinen fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gelände festlegen
2 Personen
Marktstände reservieren
Genehmigungsanforderungen prüfen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kinderaktivitäten festhalten
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Standbetreiber informieren
Lageplan erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Ort und Schlüssel kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle sortieren
3 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Standbetreiber erinnern
Gelände absperren
3 Personen
Marktstände aufstellen
5 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromanschlüsse testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Suppe und Heißgetränke vorbereiten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Infotisch betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Suppe servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Esstische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Kinder-Basteltisch betreuen
2 Personen
Herbstspiel begleiten
2 Personen
Musik bedienen
Aufsicht über Kabel halten
Beleuchtung einschalten
Aussteller verabschieden
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Stände und Zelte abbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abkoppeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Kaution und Zahlungen abwickeln
Gefundene Gegenstände sortieren
Aussteller nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 12
StandblätterAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
KaffeebecherAnz. 250
SuppenschalenAnz. 180
TellerAnz. 220
MesserAnz. 220
GabelnAnz. 220
LöffelAnz. 220
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

KürbisseAnz. 35
HerbstblätterAnz. 10
StrohballenAnz. 12
JutesäckeAnz. 15
GirlandenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 18
TischdekorationenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8
HandkarrenAnz. 2

Küche

SuppenschalenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 18
ServierlöffelAnz. 12
ThermometerAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Gelände mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei auch Zufahrt, Absperrungen, Stromanschlüsse und die Ausgabe der Schlüssel.
Bitte Standbetreiber spätestens 3 Wochen vor dem Herbstmarkt um eine verbindliche Rückmeldung. Erfasse dabei Standbedarf, Aufbauzeit, besondere Ernährungswünsche und benötigte Tische.
Erstelle den Lageplan mindestens 10 Tage vorher und teile jedem Stand einen festen Platz zu. Plane Wege für Besucher, Lieferungen und Fluchtwege ein, statt die Stände erst vor Ort zu verschieben.
Teile Helfer in konkrete Zeitfenster ein: mindestens ein Team für den Aufbau, eines für die Betreuung während des Markts und eines für den Abbau. Bestätige die Einteilung 3 bis 5 Tage vorher erneut.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche Sitzplätze und die Sicherung der Dekoration. Kürbisse, Strohballen und Girlanden sollten so befestigt sein, dass Wind sie nicht umwirft.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Herbstmarkt planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gelände, Datum, Genehmigungen und Marktständen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin laufen.
Was braucht man für einen Herbstmarkt?: Neben Marktständen und Partyzelten brauchst du Tische, Klappstühle oder Biertische, Geschirr, wiederverwendbare Becher, Thermoskannen und Kaffeemaschinen. Für die Gestaltung eignen sich unter anderem Kürbisse, Herbstblätter, Strohballen, Jutesäcke und Kreidetafeln.
Wann soll der Aufbau für einen Herbstmarkt beginnen?: Plane den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein. Zuerst werden Gelände und Wege kontrolliert, danach Marktstände und Zelte aufgestellt, anschließend Tische, Sitzplätze, Dekoration und Versorgung eingerichtet.
Wie organisiert man Helfer für einen Herbstmarkt?: Teile die Helfer mindestens 1 Woche vorher nach Aufgaben und Zeitfenstern ein. Plane getrennte Teams für Aufbau, Standbetreuung, Versorgung und Abbau und erinnere alle 3 bis 5 Tage vor dem Termin an ihre Schicht.

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