Checklist pour organiser un marché d’automne

Un marché d’automne demande plus qu’une date et quelques stands. Il faut obtenir l’autorisation, confirmer les exposants, prévoir l’électricité et préparer un plan de repli avant l’arrivée du public. Cette checklist de 65 tâches et 54 fournitures suit l’organisation dans l’ordre : réservation, inscriptions, achats, installation et accueil. Tu peux ainsi vérifier les points souvent oubliés, comme la monnaie, les badges, les panneaux d’orientation et les poids pour sécuriser les tentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Établir la répartition des stands
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
Réserver les fournisseurs
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Partager le plan
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Vérifier les tables et les chaises
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Communiquer le plan en cas de mauvais temps
Délimiter le site du marché
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Vérifier la location du stand
Accompagner les exposants à leur emplacement
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier l'éclairage
Ravitailler en boissons chaudes
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le terrain du marché
4 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Gérer la caution et les paiements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Poids de standqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Courgesqté 20
Balles de pailleqté 8
Chemins de table en juteqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux de numéro de standqté 18
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant le marché : confirme le lieu et dépose la demande de permis avant d’inviter largement les exposants.
Fixe une date limite d’inscription des exposants environ 3 semaines avant l’événement. Tu auras encore le temps de répartir les stands, de recueillir les besoins alimentaires et de partager le plan.
Vérifie l’électricité stand par stand au moins 10 jours avant l’installation. Note les points d’alimentation disponibles et prévois les branchements nécessaires pour les machines à café, bouilloires et glacières.
Prépare la caisse la veille : compte la monnaie, range les badges nominatifs et imprime les panneaux de numéro de stand et d’itinéraire. Ces petits éléments sont souvent laissés au dernier moment.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture et communique le plan mauvais temps le même jour. Les tentes doivent être montées avec des poids de stand, même si les rafales ne sont pas encore annoncées.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d’automne ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, demander le permis, recruter les exposants et réserver les fournisseurs.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixe la confirmation définitive environ 3 semaines avant le marché. Tu peux alors établir la répartition des stands, vérifier les besoins électriques et alimentaires, puis envoyer le plan final.
Quand vérifier la météo pour un marché d’automne ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 48 heures avant l’ouverture. Communique le scénario mauvais temps au plus tard la veille afin que chaque exposant sache quoi faire.
Que préparer la veille d’un marché d’automne ?: Prépare les stocks non périssables, la caisse et la monnaie, les badges, les panneaux et le matériel de table la veille. Garde l’installation des tentes, tables, chaises et branchements pour le jour prévu, selon les horaires du site.

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