Checklist para organizar un mercado de otoño sin olvidar nada

Organizar un mercado de otoño requiere coordinar permisos, expositores, puestos, suministros y montaje en el orden adecuado. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y deja definidos con antelación la distribución, la electricidad y el plan por lluvia. Después podrás concentrarte en las compras, las acreditaciones y la instalación de carpas, mesas y señalización. Esta checklist reúne 65 tareas y 54 artículos para comprobar cada detalle antes de abrir el recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Solicitar permiso de mercado
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
Reservar proveedores
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los portatarimas
Compartir el plano
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar mesas y sillas
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Preparar las acreditaciones
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Comunicar el plan por lluvia
Delimitar el recinto del mercado
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Comprobar el alquiler del puesto
Guiar a los expositores hasta su ubicación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Atender la mesa de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Limpiar los baños entre usos
Comprobar la iluminación
Reponer bebidas calientes
2 personas
Comprobar el inventario
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Desmontar los puestos
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto del mercado
4 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Guardar materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar los alimentos sobrantes
2 personas
Gestionar la fianza y los pagos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesas plegablescant. 8
Mesas altascant. 4
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12
Pesos para carpascant. 24
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Hojas de otoñocant. 6
Calabazascant. 20
Pacas de pajacant. 8
Manteles de yutecant. 8
Guirnaldascant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles con número de standcant. 18
Credencialescant. 40

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Cajas de cajacant. 2
Cajero automático
Walkie-talkiescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Dispensadores de bebidascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Guantescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso del mercado antes de enviar las invitaciones: así podrás confirmar la ubicación y comunicar las condiciones correctas a los expositores.
Cierra la distribución de los puestos con varios días de margen y comparte el plano junto con los números de stand, los puntos de corriente y la ubicación de las carpas.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y comunica entonces el plan por lluvia. No esperes al día del mercado para decidir dónde colocar mesas, sillas y pesos para carpas.
Prepara la caja registradora, el cambio, las acreditaciones y los carteles de ruta el día anterior. Son elementos pequeños que suelen quedar fuera de las compras de última hora.
Haz el inventario de mesas, sillas, carpas, termos, cafeteras y vajilla antes de cargar el material. El día del montaje, conecta la corriente solo después de delimitar el recinto y fijar las carpas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de otoño?: Empieza al menos 6 semanas antes: primero confirma fecha, ubicación y permiso, y después invita a los expositores. Reserva proveedores y cierra las inscripciones durante las 2 semanas siguientes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los expositores?: Envíalas cuando la fecha, la ubicación y el permiso estén confirmados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que preparar el plan por lluvia?: Define una alternativa con al menos 48 horas de antelación, cuando puedas comprobar el pronóstico. Comunica el plan a expositores y equipo antes de comenzar el montaje.
¿Qué hay que montar primero en un mercado de otoño?: Primero delimita el recinto y coloca las carpas con sus pesos; después monta mesas, puestos y sillas. Conecta la corriente al final, cuando la distribución esté comprobada y los recorridos estén despejados.

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