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Herbstmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Herbstmarkt steht und fällt mit guter Vorbereitung: Standbetreiber brauchen frühzeitig verbindliche Informationen, Genehmigungen dürfen nicht liegen bleiben und Stromanschlüsse müssen vor dem Aufbau geklärt sein. Plane die Aufgaben rückwärts vom Markttag und halte Anmeldungen, Standaufteilung und Ernährungswünsche schriftlich fest. Für den Aufbau brauchst du nicht nur Marktstände und Tische, sondern auch Zelte, Gewichte, Wegweiser und eine wetterfeste Lösung für kurzfristige Änderungen. Die vollständige Checkliste bündelt alle 65 Aufgaben und 54 benötigten Dinge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Marktgenehmigung beantragen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse erfassen

  • Lieferanten reservieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Lageplan verteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle prüfen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Wetterplan kommunizieren

  • Marktgelände absperren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Standmiete prüfen

  • Standbetreiber zum Platz begleiten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Infotisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Heiße Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Stände abbauen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Marktgelände reinigen

    4 Personen

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Materialien einlagern

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verwerten

    2 Personen

  • Kaution und Zahlungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 18
  • KlappischeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • StandgewichteAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

  • HerbstblätterAnz. 6
  • KürbisseAnz. 20
  • StrohballenAnz. 8
  • Jute-TischläuferAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 10
  • Willkommensschild
  • StandnummernschilderAnz. 18
  • NamensschilderAnz. 40

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • SteckdosenleistenAnz. 6
  • KassenboxenAnz. 2
  • Geldautomat
  • FunkgeräteAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandschuheAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole die Marktgenehmigung möglichst mehrere Wochen vor dem Termin ein. Prüfe außerdem, ob für Zelte, Verkaufsstände oder den Anschluss an das Stromnetz zusätzliche Angaben verlangt werden.
  • Fordere bei der Anmeldung jedes Standbetreibers den Strombedarf und besondere Ernährungswünsche ab. So kannst du die Standaufteilung erstellen, Anschlüsse zuordnen und passende Mengen einkaufen.
  • Verschicke Lageplan und Standnummern nicht erst am Vortag. Eine verbindliche Version sollte spätestens eine Woche vorher bei allen Beteiligten sein, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
  • Plane den Aufbau in zwei Phasen: Zuerst Gelände absperren, Zelte mit Standgewichten sichern und Tische aufstellen, danach Strom anschließen, Dekoration anbringen und die Stände ausstatten. Rechne für die Endkontrolle mindestens 30 Minuten ein.
  • Bereite Kasse, Wechselgeld, Namensschilder und Wegweiser getrennt voneinander in beschrifteten Boxen vor. Wettervorhersage und Wetterplan prüfst du am Vortag erneut und kommunizierst Änderungen sofort an Standbetreiber und Helfer.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Herbstmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigung. Standbetreiber, Lieferanten und Strombedarf sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt feststehen.
Was braucht man für einen Herbstmarkt im Freien?
Plane mindestens Partyzelte, Standgewichte, Marktstände, Tische, Sitzgelegenheiten, Beleuchtung beziehungsweise Stromanschlüsse und einen Wetterplan ein. Für Getränke und Speisen gehören außerdem Geschirr, Kühlboxen, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher sowie Thermoskannen auf die Einkaufsliste.
Wann soll der Lageplan an die Standbetreiber verschickt werden?
Verschicke den bestätigten Lageplan etwa 7 Tage vor dem Herbstmarkt. Bei vielen Ständen oder komplizierten Stromanschlüssen sind 10 bis 14 Tage besser, damit Änderungen nicht in letzter Minute entstehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Herbstmarkts?
Plane für einen kleinen bis mittleren Markt mindestens 2 bis 3 Stunden ein, inklusive Zelte, Tische, Stühle, Strom und Beschilderung. Eine zusätzliche halbe Stunde für Sicherheits- und Vollständigkeitskontrolle verhindert hektische Nacharbeiten kurz vor der Öffnung.

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