Organiser un marché d’articles de fête : la checklist

Un marché d’articles de fête demande surtout une bonne coordination entre exposants, bénévoles et installation. Commencez par confirmer le lieu, la date et les règles, puis ouvrez les inscriptions avant de préparer le plan des emplacements. Les dernières semaines servent à relancer les participants, réserver le catering et vérifier le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’à l’installation des tables, des chaises et du stand d’information.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Définir les règles du marché
2 personnes
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Inviter les exposants
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer la confirmation aux exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Commander de l’argent liquide
Réserver une zone fraîche
Créer le plan du marché
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer la liste du marché
Relancer les exposants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Préparer le stand d'information
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Numéroter les tables de vente
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leur emplacement
3 personnes
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Assurer la vente des consommations
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Compléter les panneaux de prix et d'information
Prendre des photos du marché
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Démonter les tables et les stands
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer les sols et les tables
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Gérer les objets perdus
Remercier les exposants
Publier des photos et des messages
Traiter les factures et les paiements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de marché et tables pliantesqté 24
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Tabouretsqté 8
Nappesqté 24
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphone à main
Chariots de transportqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Décoration de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Cartes avec numéro de standqté 30
Étiquettes nominativesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
plateauxqté 4
Sacs isothermesqté 6
Bacs de rangementqté 12
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations : les conditions de vente et le formulaire d’inscription doivent mentionner les horaires, les règles du marché et les dimensions des emplacements.
Clôturez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les emplacements, d’envoyer les confirmations et de produire le plan du marché.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire, puis confirmez le catering au plus tard 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi une zone fraîche pour les produits ou boissons qui doivent rester au frais.
Préparez les caisses, la monnaie et les terminaux de paiement séparément du reste du matériel. Faites un contrôle la veille des rallonges, multiprises, glacières, machines à café et bouilloires.
Installez la signalétique avant l’arrivée des exposants : panneaux indicateurs, panneaux d’information, liste du marché et étiquettes nominatives doivent être prêts à l’entrée et sur les emplacements.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un marché d’articles de fête ?: Ouvrez les inscriptions dès que le lieu, la date et les règles sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Fermez-les 10 à 14 jours avant afin de finaliser les emplacements.
Combien de temps avant faut-il attribuer les emplacements ?: Préparez le plan du marché 7 à 10 jours avant l’événement. Envoyez ensuite la confirmation à chaque exposant avec son emplacement, les horaires d’arrivée et les règles de vente.
Quand réserver le catering pour un marché ?: Réservez le catering au moins 7 jours avant le marché, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Vérifiez encore les quantités et les éventuelles allergies 2 à 3 jours avant.
Que préparer la veille d’un marché d’articles de fête ?: Rassemblez la signalétique, les caisses, la monnaie, les terminaux de paiement, les rallonges et le matériel de service la veille. Gardez le jour du marché pour l’installation des tables, des chaises et des tentes, puis l’accueil des exposants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.