Partyartikelmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Partyartikelmarkt brauchst du mehr als Tische und Verkaufsstände. Früh festgelegte Marktregeln, klare Verkaufsbedingungen und ein Anmeldeformular verhindern Rückfragen und Absagen kurz vor dem Termin. Plane die Standplätze, Helfer, Kassen und das Catering spätestens in den letzten zwei Wochen verbindlich. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum vorbereiteten Informationstisch am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
Marktregeln festlegen
2 Personen
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Bestätigung an Standbetreiber senden
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Catering reservieren
Bargeld bestellen
Kühlraum reservieren
Marktplan erstellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Marktliste drucken
Aussteller nachtelefonieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
Informationstisch vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Verkaufstische nummerieren
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zum Platz verweisen
3 Personen
Standaufteilung prüfen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Eingang und Information besetzen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Verkauf von Speisen und Getränken betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Laufwege freihalten
2 Personen
Preis- und Infotafeln auffüllen
Fotos vom Markt machen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Tische und Stände abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Böden und Tische reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand verstauen
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten
Aussteller bedanken
Fotos und Beiträge veröffentlichen
Rechnungen und Zahlungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
Markt- und KlapptischeAnz. 24
StühleAnz. 30
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 6
HockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Handmegafon
TransportwagenAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
TischdekorationAnz. 12
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
StandnummernkartenAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
TablettsAnz. 4
KühltaschenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
MessbecherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Marktregeln und Verkaufsbedingungen fest, bevor du Standbetreiber einlädst. So wissen alle bei der Anmeldung, welche Waren erlaubt sind und welche Frist gilt.
Plane die Standplätze erst nach Ablauf der Anmeldefrist endgültig ein. Schicke jedem Standbetreiber danach eine Bestätigung mit Platz, Aufbauzeit und wichtigen Hinweisen.
Rufe fehlende Aussteller etwa 7 Tage vor dem Markt an. Eine kurze Nachfassrunde verhindert leere Stände und gibt dir Zeit, Plätze neu zu vergeben.
Bestelle Bargeld und bereite Kassen mit Wechselgeld mindestens 2 bis 3 Werktage vorher vor. Prüfe außerdem Kartenlesegeräte, Verlängerungskabel und die Stromversorgung.
Stelle Informationstisch, Marktliste, Namensaufkleber und Wegweiser am Vortag zusammen. Tische, Stühle, Kleiderständer und Absperrpfosten sollten beim Aufbau bereits vollständig vor Ort sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Partyartikelmarkt organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Marktregeln und dem Anmeldeformular. Die Einladungen an Standbetreiber sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann müssen die Standplätze für eine Partyartikelmarkt feststehen?: Ordne die Standplätze nach Ende der Anmeldefrist zu, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Markt. Sende die Bestätigung spätestens 7 Tage vorher, damit Rückfragen und Änderungen noch möglich sind.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Partyartikelmarkt?: Plane pro Kasse mindestens drei bis vier Wechselgeldsorten und einen ausreichenden Bargeldpuffer für die erwartete Zahl der Verkäufe ein. Bestelle das Bargeld 2 bis 3 Werktage vor der Veranstaltung und dokumentiere die Übergabe.
Was muss am Tag vor der Partyartikelmarkt bereitliegen?: Bereite Marktliste, Namensaufkleber, Beschilderung, Kassen und Materialien am Vortag vor. Auch Catering, Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Tische und Stühle sollten dann geprüft und den Einsatzorten zugeordnet sein.

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