Checklist para organizar un mercado de artículos para fiestas

Un mercado de artículos para fiestas necesita más preparación que una simple mesa de venta. Primero confirma el lugar y la fecha, define las normas y las condiciones de venta, y después abre las inscripciones para los expositores. Durante las semanas previas tendrás que asignar puestos, voluntarios y catering, además de preparar pagos, señalización y un plano claro. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Establecer las normas del mercado
2 personas
Redactar las condiciones de venta
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar confirmación a los expositores
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Solicitar efectivo
Reservar espacio refrigerado
Crear un plano del mercado
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir lista del mercado
Llamar de nuevo a los expositores
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Preparar la mesa de información
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Numerar las mesas de venta
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Comprobar la distribución del stand
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la entrada y la información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Encargarse de la venta de consumiciones
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños entre medias
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Reponer carteles de precios e información
Tomar fotos del mercado
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar mesas y stands
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar suelos y mesas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Agradecer a los expositores
Publicar fotos y mensajes
Procesar facturas y pagos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de mercado y plegablescant. 24
Sillascant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 6
Taburetescant. 8
Mantelescant. 24
Postes separadorescant. 12

Equipo

Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Megáfono de mano
Carros de transportecant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Enrollacablescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Decoración de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 6
Tarjetas con número de standcant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
bandejascant. 4
Bolsas isotérmicascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las normas y las condiciones de venta antes de invitar a los expositores. Incluye qué pueden vender, horarios de llegada, tamaño de los puestos y cómo se gestionarán los pagos y las cancelaciones.
No esperes al día anterior para distribuir los puestos. Prepara el plano cuando las inscripciones estén bastante avanzadas y envía la confirmación a cada expositor al menos 7 días antes.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y pregunta por las preferencias dietéticas antes de reservarlo. Reserva también espacio refrigerado si habrá alimentos o bebidas que deban mantenerse fríos.
Prepara el dinero en efectivo y el cambio con antelación, y comprueba los datáfonos, las cajas registradoras, los enrollacables y las regletas antes del montaje. Lleva cables y conexiones suficientes para no bloquear los pasillos.
Imprime la lista del mercado, los carteles direccionales y los paneles informativos antes del día del evento. La mesa de información, las etiquetas con nombres y el megáfono deben quedar listos antes de montar mesas y sillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artículos para fiestas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes del evento. Ese margen permite confirmar el lugar y la fecha, redactar las normas, captar expositores, gestionar las inscripciones y reservar el catering sin hacerlo todo a última hora.
¿Cuándo debo confirmar los puestos a los expositores?: Envía la confirmación de cada puesto al menos 7 días antes. Incluye el número o ubicación del espacio, la hora de llegada, las condiciones de venta y cualquier instrucción sobre mesas, electricidad o montaje.
¿Cuántos voluntarios necesito para un mercado de este tipo?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10 puestos y añade al menos 2 personas para la mesa de información, los cobros y las incidencias. Si el mercado supera los 30 puestos, planifica turnos de 2 a 3 horas para mantener la cobertura.
¿Cuándo hay que preparar el plano y la señalización del mercado?: Diseña el plano entre 10 y 14 días antes, cuando la mayoría de las inscripciones estén confirmadas. Imprime la señalización y prepara los paneles informativos como máximo 2 días antes, dejando solo su colocación para el montaje.

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