Marché d’anniversaire : la checklist pour ne rien oublier

Un marché d’anniversaire demande plus qu’un buffet et quelques décorations. Il faut coordonner les inscriptions, les stands, les réservations, le matériel et l’installation du lieu avant l’arrivée des invités. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières invitations au rangement final. Prévoyez aussi des personnes pour tenir l’accueil, surveiller les stands et réapprovisionner les boissons pendant la fête.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer la date et l’invitation
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands du marché
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher le gâteau
Dégager le lieu
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les stands du marché
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester la musique
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le buffet en place
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le point de paiement
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir la table d’accueil
Accueillir les invités
2 personnes
Tenir les stands du marché
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Trier les fournitures
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de marchéqté 6
Tables de buffetqté 2
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Verresqté 80
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 60

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneaux de directionqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Couteau à gâteau et pelle à tarte

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez la date et l’invitation suffisamment tôt pour traiter les inscriptions avant de répartir les stands. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant le marché afin de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les réservations.
Réservez les tentes, tables, chaises et tables hautes avant de faire les courses. Pour l’installation, prévoyez au minimum 2 heures et vérifiez que les rallonges, l’éclairage et les glacières sont disponibles au même moment.
Organisez le lieu par zones : accueil, stands du marché, buffet, boissons et paiement. Installez les panneaux de direction avant l’arrivée des invités, puis testez la musique et l’éclairage lorsque les tables sont en place.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et préparez le buffet juste avant l’accueil. Gardez les boissons chaudes dans des thermos et prévoyez des pinces de service, des plateaux ainsi qu’un couteau à gâteau facilement accessibles.
Désignez une personne à l’accueil et une personne par groupe de stands pendant la première heure. Gardez la liste des inscriptions, les besoins alimentaires et le point de paiement au même endroit pour répondre rapidement aux questions.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un marché d’anniversaire ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 10 jours avant la fête pour finaliser les stands, les réservations et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer un marché d’anniversaire ?: Comptez environ 2 heures pour dégager le lieu, installer les tentes, les tables, les chaises, les stands, la décoration et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour tester la musique, mettre les boissons au frais et vérifier les toilettes.
Quand préparer le buffet et le gâteau ?: Faites les courses 1 à 3 jours avant et récupérez le gâteau le jour même, de préférence 1 à 2 heures avant le début. Installez le buffet dans les 30 dernières minutes afin de garder les aliments et les boissons frais.
Combien de personnes faut-il pour tenir les stands et l’accueil ?: Prévoyez au moins 1 personne à la table d’accueil et 1 responsable par zone de stands pendant la première heure. Pour un marché avec plusieurs stands, ajoutez une personne chargée des boissons, du buffet et du réassort.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.