Checklist pour organiser un marché créatif

Un marché créatif demande de coordonner les exposants, les stands, les ateliers et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le concept, les inscriptions et le plan d’installation. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les réservations, les besoins alimentaires, l’électricité et les informations pratiques. Cette checklist rassemble 82 tâches et 110 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le concept du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Appeler les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Planifier les ateliers
2 personnes
Confirmer les animateurs d’atelier
Faire les réservations
Vérifier le permis
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Élaborer le plan
Envoyer les informations aux participants
Partager les informations de stationnement
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Confirmer la location du stand
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le programme
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Réception des livraisons
2 personnes
Dégager le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Raccorder l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le stand d'information
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Préparer le matériel créatif
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les stands
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Accompagner les stands
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer le programme
Passer de la musique
Vérifier l'éclairage
Surveiller les tables de vente
2 personnes
Finaliser le dernier atelier
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire sortir les participants
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le mobilier
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Mettre à part les objets endommagés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retirer les affiches
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 8
Couverturesqté 20
Poids de standqté 16
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Lampes sur batterieqté 8
Enceinte Bluetooth
Microphone
Terminal de paiementqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Diablesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 20
Torchonsqté 12

Catering

Tables à caféqté 2
Bacs à buffetqté 8
Corbeilles à painqté 4
Porte-serviettesqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Carafes d’eauqté 6
Mugs isothermesqté 2
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12
Panneaux de standqté 20
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Numéros de tableqté 20
Chiffons en tissuqté 12
Mur photo
Affichesqté 30
Flyers du programmeqté 300

Matériel d'atelier

Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 6
Tapis de découpeqté 12
Sets de pinceauxqté 20
Palettes de mélangeqté 20
Tabliersqté 30
Bacs de travailqté 12
Papier aquarelleqté 200
Papier à dessinqté 200
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Peinture acryliqueqté 12
Carton à bricolageqté 100
Papier de couleurqté 200
Laineqté 20
Perlesqté 2
Cordon élastiqueqté 10
Résidus de tissuqté 10
Bâtonnets en boisqté 200
Ruban adhésifqté 12
Bâtons de colleqté 40
Pâte à modelerqté 20
Rouleaux en argileqté 12
Tamponsqté 20
Tampons encreursqté 12
Film de protectionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 8
Ruban de balisageqté 2
Extincteursqté 2

Organisation

Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Post-itqté 10
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Braceletsqté 200

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription dès que la date, le lieu et le concept sont fixés. Prévoyez ensuite un suivi hebdomadaire de la liste des participants afin de repérer rapidement les inscriptions incomplètes.
Établissez la répartition des stands avant de commander ou confirmer le mobilier. Notez les besoins de chaque participant, notamment les tables, portants, prises électriques et poids de stand pour les tentes.
Confirmez les animateurs et le contenu des ateliers au moins 3 semaines avant l’événement. Réservez un espace précis dans le plan et triez le matériel d’atelier séparément pour éviter les recherches le matin même.
Vérifiez le permis, les points d’alimentation et les rallonges avant l’installation. Testez les multiprises, les lampes sur batterie, le microphone et le terminal de paiement au plus tard la veille.
Envoyez les informations pratiques aux participants 5 à 7 jours avant le marché. Ajoutez le plan, les horaires, le stationnement, l’emplacement du stand et les consignes d’arrivée; imprimez aussi le programme et préparez les badges nominatifs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché créatif ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les réservations, le permis et la communication prennent généralement plus de temps que l’installation elle-même.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour une installation comprenant tentes, tables, chaises, signalétique et branchements. Ajoutez 30 minutes si plusieurs ateliers ou zones d’accueil doivent être montés et testés.
Quand confirmer les exposants d’un marché créatif ?: Fermez les inscriptions ou confirmez la majorité des participants 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands, d’identifier les besoins alimentaires et d’envoyer les informations d’accès.
Quel matériel faut-il prévoir pour les ateliers ?: Préparez le matériel d’atelier séparément au moins 2 jours avant, avec une vérification finale la veille. Comptez aussi les tables, chaises, multiprises, rallonges, éclairage et fournitures de service nécessaires à chaque activité.

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