Organiser un marché créatif sans rien laisser au hasard

Un marché créatif repose sur une préparation précise : les exposants, les stands, les ateliers et l’accueil doivent être coordonnés dans le bon ordre. Commence par fixer la date, le lieu et le concept, puis ouvre les inscriptions avant de répartir les emplacements. Les oublis arrivent souvent au moment de vérifier les autorisations, l’alimentation électrique ou les besoins alimentaires. Ce plan vous aide à avancer jusqu’à l’installation et à l’impression du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le concept du marché
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Appeler les participants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Tenir à jour la liste des participants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la répartition des stands
2 personnes
10
Planifier les ateliers
2 personnes
11
Confirmer les animateurs d’atelier
12
Faire les réservations
13
Vérifier le permis
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Élaborer le plan
16
Envoyer les informations aux participants
17
Partager les informations de stationnement
18
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
19
Publier sur les réseaux sociaux
20
Confirmer la location du stand
21
Commander le catering
22
Vérifier le matériel
2 personnes
23
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
25
Imprimer le programme
26
Vérifier la liste des courses
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer la nourriture
3 personnes
30
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
31
Vérifier les prévisions météo
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Dégager le site
3 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Numéroter les stands
2 personnes
38
Raccorder l’électricité
2 personnes
39
Installer l'éclairage
3 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer la signalisation
2 personnes
42
Installer le stand d'information
2 personnes
43
Installer les tables d'atelier
3 personnes
44
Préparer le matériel créatif
3 personnes
45
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
46
Installer le point café
2 personnes
47
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
48
Accueillir les participants
3 personnes
49
Vérifier les stands
3 personnes

Événement

50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Tenir le stand d'information
2 personnes
52
Accompagner les stands
2 personnes
53
Encadrer les ateliers
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Garder les tables propres
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
61
Annoncer le programme
62
Passer de la musique
63
Vérifier l'éclairage
64
Surveiller les tables de vente
2 personnes
65
Finaliser le dernier atelier
3 personnes
66
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Faire sortir les participants
3 personnes

Suivi

69
Démonter les stands
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Rassembler le mobilier
3 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer la cuisine
2 personnes
75
Trier les déchets
3 personnes
76
Balayer le site
3 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Mettre à part les objets endommagés
80
Retourner les matériels de location
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Retirer les affiches
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 8
Couverturesqté 20
Poids de standqté 16
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Lampes sur batterieqté 8
Enceinte Bluetooth
Microphone
Terminal de paiementqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Diablesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 20
Torchonsqté 12

Catering

Tables à caféqté 2
Bacs à buffetqté 8
Corbeilles à painqté 4
Porte-serviettesqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Carafes d’eauqté 6
Mugs isothermesqté 2
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12
Panneaux de standqté 20
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Numéros de tableqté 20
Chiffons en tissuqté 12
Mur photo
Affichesqté 30
Flyers du programmeqté 300

Matériel d'atelier

Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 6
Tapis de découpeqté 12
Sets de pinceauxqté 20
Palettes de mélangeqté 20
Tabliersqté 30
Bacs de travailqté 12
Papier aquarelleqté 200
Papier à dessinqté 200
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Peinture acryliqueqté 12
Carton à bricolageqté 100
Papier de couleurqté 200
Laineqté 20
Perlesqté 2
Cordon élastiqueqté 10
Résidus de tissuqté 10
Bâtonnets en boisqté 200
Ruban adhésifqté 12
Bâtons de colleqté 40
Pâte à modelerqté 20
Rouleaux en argileqté 12
Tamponsqté 20
Tampons encreursqté 12
Film de protectionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 8
Ruban de balisageqté 2
Extincteursqté 2

Organisation

Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Post-itqté 10
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Braceletsqté 200

Conseils

Fixez la date, le lieu et le concept avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux à trois semaines pour traiter les réponses, appeler les participants et constituer une liste fiable.
Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, les besoins électriques et le matériel particulier des exposants. Une multiprise ou une rallonge manquante le jour même peut bloquer plusieurs stands.
Dessinez le plan des stands avant de confirmer les locations. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et prévoyez des poids pour chaque tente de réception si l’événement se déroule dehors.
Confirmez les animateurs et le contenu des ateliers au moins 7 jours avant le marché. Imprimez ensuite un programme avec les horaires, les lieux et les informations pratiques pour éviter les questions répétées à l’accueil.
Regroupez le matériel par zone la veille : tables, chaises, caisses, rallonges, lampes, terminal de paiement et matériel d’atelier. Chargez les batteries externes et testez le microphone avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché créatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, d’ouvrir les inscriptions, de répartir les stands, de réserver les ateliers et de communiquer les informations aux participants.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marché créatif ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la date. Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant l’événement afin de finaliser la liste des participants, le plan des stands et les besoins matériels.
Combien de stands prévoir pour un marché créatif ?: Le nombre dépend de la surface disponible et des passages à conserver. Mesurez d’abord la salle ou le terrain, puis dessinez les emplacements en gardant environ 1,20 m de circulation avant de confirmer les locations.
Quand vérifier le matériel et les autorisations ?: Vérifiez le permis, les points d’alimentation et le matériel au plus tard 7 jours avant le marché. Faites un second contrôle la veille, notamment pour les rallonges, les multiprises, les lampes et les terminaux de paiement.

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