Checklist para organizar un mercado creativo sin olvidos

Un mercado creativo necesita más que reunir expositores y colocar mesas. Primero define el concepto, la fecha y el espacio; después coordina inscripciones, puestos, talleres y permisos. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el plano, la electricidad, el catering y la información para participantes. Esta checklist reúne 82 tareas y 110 materiales para que sepas qué preparar y cuándo hacerlo, desde la convocatoria hasta el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el concepto del mercado
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Convocar a los participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Llevar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Planificar talleres
2 personas
Confirmar a los responsables del taller
Hacer reservas
Comprobar el permiso
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Desarrollar el plano
Enviar información a los participantes
Compartir información sobre el aparcamiento
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Publicar en redes sociales
Confirmar el alquiler del puesto
Pedir el catering
Comprobar los materiales
2 personas
Clasificar materiales del taller
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir el programa
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la comida
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recibir entregas
2 personas
Despejar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Conectar la electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar stand de información
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Preparar el material creativo
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Comprobar los puestos
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el stand de información
2 personas
Coordinar los puestos
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar el programa
Poner música
Comprobar la iluminación
Vigilar las mesas de venta
2 personas
Terminar el último taller
3 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Apartar los objetos dañados
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Retirar los carteles
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 20
Pesos para carpascant. 16
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 3
Lámparas con bateríacant. 8
Altavoz Bluetooth
Micrófono
Terminal de pagocant. 2
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Guirnaldas de lucescant. 8
Carros de manocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 20
Paños de cocinacant. 12

Catering

Mesas de cafécant. 2
Bandejas de bufécant. 8
Cestas de pancant. 4
Porta-servilletascant. 6
Dispensadores de bebidascant. 2
Jarras de aguacant. 6
Vasos térmicoscant. 2
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 12
Carteles para standscant. 20
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Números de mesacant. 20
Paños de telacant. 12
Photowall
Cartelescant. 30
Folletos del programacant. 300

Material del taller

Tijerascant. 30
Pistolas de pegamentocant. 6
Tapetes de cortecant. 12
Sets de pincelescant. 20
Paletas de mezclacant. 20
Delantalescant. 30
Bandejas de trabajocant. 12
Papel de acuarelacant. 200
Papel para dibujarcant. 200
Lápices de colorescant. 30
Rotuladorescant. 30
Pintura acrílicacant. 12
Cartulina para manualidadescant. 100
Papel de colorescant. 200
Lanacant. 20
Cuentascant. 2
Cordón elásticocant. 10
Retales de telacant. 10
Palitos de maderacant. 200
Cinta adhesivacant. 12
Barras de pegamentocant. 40
Arcilla para modelarcant. 20
Rodillos de arcillacant. 12
Selloscant. 20
Almohadillas de tintacant. 12
Film protectorcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Cinta de balizamientocant. 2
Extintorescant. 2

Organización

Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Notas adhesivascant. 10
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Cajitas para cambiocant. 4
Pulserascant. 200

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de abrir las inscripciones. Necesitas saber cuántos puestos caben, dónde están los puntos de electricidad y qué permisos requiere el espacio.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para revisar las solicitudes y recoger preferencias dietéticas. Reserva al menos 2 semanas para confirmar participantes y preparar la distribución de los puestos.
Dibuja el plano antes de alquilar o pedir mobiliario. Coloca carpas, puestos, mesas, sillas y zonas de talleres dejando pasillos claros; comprueba también que cada cable alargador alcance el punto de conexión.
Confirma a los responsables de los talleres y sus materiales al menos 7 días antes. Clasificar los materiales por actividad evita buscar herramientas durante el montaje y permite detectar faltas a tiempo.
Envía a los participantes el programa, el plano, la información de aparcamiento y la hora de llegada antes del último día de preparación. Imprime las acreditaciones y el programa después de cerrar cambios, no una semana antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado creativo?: Empieza al menos 6 a 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ubicación, abrir y gestionar inscripciones, tramitar permisos, contratar el alquiler de puestos y cerrar talleres, catering y materiales.
¿Cuándo debo cerrar la distribución de los puestos?: Cierra el plano entre 7 y 14 días antes del mercado, cuando ya conozcas los participantes confirmados. Después comprueba el espacio de cada puesto, los pasillos, las conexiones eléctricas y la ubicación de talleres y catering.
¿Cuántos materiales de café y vajilla necesito?: Calcula la vajilla para el número máximo de asistentes previsto y añade un margen del 10 al 15 %. Para un mercado de 100 personas, prepara al menos 110 a 115 tazas, vasos, platos, cubiertos y recipientes equivalentes, ajustando según el catering.
¿Cuándo envío la información a los participantes?: Envía las instrucciones definitivas entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el puesto asignado, el plano, el aparcamiento, los puntos de electricidad disponibles y cualquier indicación sobre talleres o montaje.

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