Organiser un marché créatif sans rien oublier

Un marché créatif se prépare bien avant l’installation des stands. Il faut d’abord verrouiller la date, le lieu et la liste des créateurs, puis organiser les inscriptions, les emplacements et l’information envoyée aux exposants. Les dernières semaines servent à confirmer le catering, les besoins électriques, la météo et le matériel. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, jusqu’aux badges, panneaux, glacières et supports de signalisation prêts le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Sélectionner les créateurs participants
2 personnes
Contacter les créateurs
2 personnes
Collecter les données des participants
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les confirmations de participation
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Organiser la collecte des déchets
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Informer les exposants
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
Créer les flèches et les panneaux
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Accompagner les exposants vers les stands
2 personnes
Vérifier les stands
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la caisse et le point de paiement
2 personnes
Vérifier l’entrée et le parcours
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger les tables et les parcours
2 personnes
Vérifier les stocks
Vérifier les toilettes
Informer les exposants de la fermeture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les stands de vente
4 personnes
Démonter le catering
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants du déroulement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 8
Chariots de transportqté 2

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Batteries externesqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 6
Pinces à lingeqté 50
Cordeqté 2
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 6
Ciseauxqté 6
Étiquettes de prixqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 20
Badges nominatifsqté 35
Porte-badgesqté 35
Cartes de menuqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Flyersqté 300
Plansqté 250

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Salon des chefsqté 3
Couteaux à painqté 2
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 8

Catering

Courses
Carafes d’eauqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 12
Étiquettes pour les alimentsqté 100
Porte-serviettesqté 8
Corbeilles à painqté 6
Mugs isothermesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Nettoyant multi-usagesqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 6
Essuie-toutqté 12

Conseils

Bloque les emplacements au moins 3 semaines avant le marché. Demande à chaque créateur ses dimensions, son besoin en électricité et le matériel qu’il apporte avant d’attribuer les stands.
Envoie les confirmations dès que la liste des participants est stabilisée, puis renvoie le plan imprimé et les horaires d’installation 7 jours avant l’ouverture. Cela évite les arrivées en même temps et les stands mal placés.
Vérifie les prises et prévois des rallonges, multiprises et batteries externes avant le jour J. Les terminaux de paiement et chargeurs doivent être testés avec chaque exposant qui en dépend.
Consulte les prévisions météo à 7 jours, puis confirme le plan de repli ou de protection 48 heures avant. Les tentes, chariots, lampes et talkies-walkies sont souvent réservés trop tard.
Prépare les badges, flèches, panneaux et le plan du marché la veille. Remplis les glacières et regroupe le matériel par zone pour que l’installation ne dépende pas d’une seule personne.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché créatif ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les créateurs, le lieu, le catering et le matériel doivent être confirmés assez tôt pour garder 2 semaines de marge avant l’installation.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixe une date limite d’inscription environ 4 semaines avant le marché. Établis ensuite la liste définitive et envoie à chaque exposant son emplacement, les horaires et les consignes au plus tard 7 jours avant.
Quand vérifier la météo pour un marché créatif en extérieur ?: Fais une première vérification à 7 jours, puis une confirmation 48 heures avant l’événement. À ce moment-là, communique clairement le plan météo et les éventuels changements aux exposants.
Que préparer la veille d’un marché créatif ?: Prépare les badges, le plan imprimé, les panneaux, les flèches et le matériel regroupé par zone. Vérifie aussi les terminaux de paiement, les batteries, les lampes, les glacières et les rallonges avant le chargement.

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