Checklist pour organiser un marché caritatif

Un marché caritatif demande une organisation précise, surtout lorsque les dons, les exposants et les associations se croisent le même jour. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du choix du lieu au rangement final. Elle vous aide à répartir les stands, préparer les articles à vendre, organiser les bénévoles et prévoir le matériel de paiement. Anticipez aussi les autorisations, l’alimentation des participants et les besoins électriques avant l’installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Sélectionner les associations caritatives
3 personnes
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les exposants
2 personnes
Confirmer les associations caritatives
2 personnes
Faire une réservation de matériel
Vérifier les autorisations
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Trier les dons
4 personnes
Étiqueter les articles à donner
4 personnes
Attribuer les stands et les tables
2 personnes
Imprimer le plan
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Imprimer les étiquettes de prix
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Emballer les vêtements et les livres
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tentes de réception
6 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Disposer les marchandises par stand
8 personnes
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
Présenter les associations caritatives
4 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer les urnes de dons
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Vendre les produits
12 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour de vente
Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les marchandises
8 personnes

Suivi

Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Renvoyer les marchandises
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Compter les dons
2 personnes
Transférer le produit
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 14
Chaisesqté 70
Portants à vêtementsqté 6
Bibliothèquesqté 4
Tables pliantesqté 4
Chaises de terrasseqté 12
Tabouretsqté 8
Table de caisse
Caisses de rangementqté 20
Cintresqté 100
Bacs en plastiqueqté 20
Roll-containersqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 5
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Machine à compter les billets
Terminal de paiementqté 2
Microphone à main
Haut-parleurqté 2
Tiroirs-caissesqté 3
Calculatricesqté 3
Chargeurs de batterieqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Imprimante
Ordinateur portable
Terminaux de paiementqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Paniers décoratifsqté 10
Cadres photoqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Porte-prixqté 40
Coloriagesqté 100
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Pâte adhésiveqté 6
Boîtes de donsqté 8
Badges de collecteqté 20
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 200

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Plats de service avec couvercleqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Plateauxqté 8
Couteaux à painqté 3
Maniquesqté 8
Tabliers de cuisineqté 8
Étiquettes pour allergènesqté 100

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Étagères de séchageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu suffisamment tôt pour vérifier les autorisations, réserver les tentes, tables et chaises, puis confirmer les associations participantes. Gardez une marge d’au moins deux semaines pour les documents manquants.
Traitez les inscriptions avant de répartir les exposants. Demandez à chacun la surface nécessaire, les besoins électriques et les éventuelles contraintes alimentaires afin d’éviter de déplacer les stands le jour même.
Triez les dons plusieurs jours avant le marché et étiquetez les vêtements, livres et autres articles par catégorie. Prévoyez une zone séparée pour les objets invendables ou nécessitant un contrôle.
Préparez le paiement avant l’ouverture : table de caisse, terminal, monnaie et machine à compter les billets. Testez le matériel et notez clairement les règles de paiement pour réduire les files d’attente.
Établissez le planning des bénévoles avec des créneaux d’au moins deux heures. Réservez des personnes distinctes pour l’accueil, la caisse, l’installation, le service des boissons et le rangement afin que les stands restent surveillés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché caritatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les associations, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, collecter les dons et réserver le matériel.
Quand faut-il trier les dons pour un marché caritatif ?: Faites un premier tri 7 à 10 jours avant l’événement, puis un contrôle final la veille. Les articles doivent être propres, regroupés par catégorie et munis de leurs étiquettes de prix avant l’installation.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché caritatif ?: Pour un petit marché, prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour la caisse, 2 pour l’installation et 2 pour le rangement, soit environ 7 personnes par rotation. Ajoutez des remplaçants si le marché dure plus de 4 heures.
Que faut-il prévoir pour la caisse d’un marché caritatif ?: Préparez la table de caisse, un terminal de paiement, de la monnaie, une machine à compter les billets et une signalétique claire. Testez les paiements au moins 24 heures avant l’ouverture et désignez deux personnes responsables de la caisse.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.