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Wohltätigkeitsmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Wohltätigkeitsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur gesammelte Sachspenden und ein paar Tische. Lege zuerst Datum, Ort, Aufteilung und beteiligte Wohltätigkeitsorganisationen fest. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Werbung und die Einteilung von Ausstellern und Helfern. Kurz vor dem Termin werden Spendenwaren sortiert, ausgezeichnet, verpackt und die Verkaufs- sowie Zahlungsstellen eingerichtet. Diese Checkliste ordnet die einzelnen Schritte so, dass am Markttag nichts Wesentliches fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Wohltätigkeitsorganisationen auswählen

    3 Personen

  • Marktaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller einteilen

    2 Personen

  • Wohltätigkeitsorganisationen bestätigen

    2 Personen

  • Materialreservierung anlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Werbung in sozialen Medien posten

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Spendenwaren sortieren

    4 Personen

  • Spendengüter auspreisen

    4 Personen

  • Stände und Tische zuweisen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Zahlungsart vorbereiten

    2 Personen

  • Preisschilder drucken

  • Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • Kleidung und Bücher verpacken

    4 Personen

  • Dekoration aufbauen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kassenwechselgeld bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufstellen

    6 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Waren pro Stand ausstellen

    8 Personen

  • Preisschilder anbringen

    4 Personen

  • Wohltätigkeitsorganisationen vorstellen

    4 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Spendenboxen aufstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Eingang und Information besetzen

    2 Personen

  • Waren verkaufen

    12 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Waren verpacken

    8 Personen

Nachbereitung

  • Stände und Zelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Waren zurückbringen

    4 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Spenden zählen

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 14
  • StühleAnz. 70
  • KleiderständerAnz. 6
  • BücherregaleAnz. 4
  • KlappischeAnz. 4
  • TerrassenstühleAnz. 12
  • HockerAnz. 8
  • Kassatisch
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • KleiderbügelAnz. 100
  • KunststoffbehälterAnz. 20
  • RollcontainerAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8
  • Geldzählmaschine
  • KartenterminalAnz. 2
  • Handmikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • KassenladeAnz. 3
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • AkkuladegeräteAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • EtikettendruckerAnz. 2
  • Drucker
  • Laptop
  • KartenterminalsAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Dekorative KörbeAnz. 10
  • BilderrahmenAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6
  • PreishalterAnz. 40
  • MalvorlagenAnz. 100
  • StifteAnz. 24
  • KlebebandAnz. 8
  • SchereAnz. 6
  • SeilrollenAnz. 4
  • KlebestiftAnz. 6
  • SpendenboxenAnz. 8
  • SpendennadelnAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 40
  • ArmbänderAnz. 200

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • PfannenAnz. 2
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • ThermosflaschenAnz. 4
  • TablettsAnz. 8
  • BrotmesserAnz. 3
  • TopflappenAnz. 8
  • KüchenschürzenAnz. 8
  • Etiketten für AllergeneAnz. 100

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchrollenhalterAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • TrockengestelleAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Marktaufteilung, bevor du Stände und Tische zuweist. So weißt du früh, ob Kleiderständer, Bücherregale, Klapptische oder zusätzliche Sitzplätze benötigt werden.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt mit den Anmeldungen und bestätige die Wohltätigkeitsorganisationen spätestens vor dem Druck der Informationsschilder. Nachträgliche Änderungen führen sonst schnell zu falschen Angaben.
  • Sortiere Kleidung und Bücher getrennt und versehe die Spendengüter vor dem Verpacken mit Preisen. Plane dafür mindestens einen vollständigen Arbeitsblock ein, statt die Auszeichnung am Vorabend zu beginnen.
  • Richte die Kasse nicht erst am Markttag ein: Bereite Kartenterminal, Geldzählmaschine und die gewählte Zahlungsart vorher vor und teste alle Geräte mit Verlängerungskabeln.
  • Drucke Lageplan, Preisschilder und Informationsschilder gemeinsam und kontrolliere die Stückzahl. Für jeden Stand sollte außerdem klar sein, welcher Helfer zu welcher Zeit dort eingeteilt ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wohltätigkeitsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Marktaufteilung und den beteiligten Organisationen. Werbung, Genehmigungen und Helferplan lassen sich dann noch rechtzeitig abstimmen.
Welche Genehmigungen braucht ein Wohltätigkeitsmarkt?
Das hängt vom Veranstaltungsort und vom Angebot ab. Prüfe die Anforderungen mindestens 4 Wochen vor dem Termin, besonders wenn öffentliche Flächen, Verkaufsstände, Zelte, Musik oder der Ausschank von Getränken vorgesehen sind.
Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsmarkt?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Kasse, eine für die Koordination und pro geöffnetem Stand eine Ansprechperson ein. Bei Auf- und Abbau solltest du zusätzlich 2 bis 4 Helfer gleichzeitig einteilen.
Wann sollte man die Spendenwaren auspreisen?
Sortiere und bepreise die Spendenwaren spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Markt. Am Vortag bleiben dann nur noch Verpacken, Beschildern, der Aufbauplan und die Kontrolle von Kasse und Ausstattung.

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