Checklist pour organiser un marché aux timbres

Un marché aux timbres demande surtout une coordination précise entre les exposants, les tables et l’accueil du public. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver le lieu, gérer les inscriptions, préparer le plan, puis installer les stands et les services sur place. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme la monnaie pour la caisse, les badges, les rallonges et les besoins alimentaires. Vous saurez ainsi quoi régler à l’avance et quoi vérifier le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
Établir la liste des exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Fixer le nombre de tables
Vérifier les réservations
Publier le programme
Imprimer le plan
Imprimer les badges nominatifs
Créer des marque-places
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Préparer les listes de prix
Préparer la caisse
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Approvisionner la caisse en monnaie

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Disposer les nappes
2 personnes
Numéroter les tables des exposants
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les tables
3 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Tenir le point d'information
Servir les boissons et le café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 30
Chaisesqté 45
Nappesqté 30
Table d'inscription
Table d'information
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleursqté 2
Caisse
Calculatricesqté 4
Lampes grossissantesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Carafeqté 2
Plateauxqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Bacs à monnaieqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Bloc-notesqté 10
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12

Décoration

Pancartes de tableqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 10
Fanions pour piquetsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 50

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de bureauqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de tables après avoir établi la liste des exposants, puis gardez quelques places libres pour les changements de dernière minute. Vérifiez les dimensions disponibles dans la salle avant de confirmer l’aménagement.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant le marché. Cela évite de découvrir des besoins particuliers pendant l’installation.
Préparez le plan, les badges nominatifs, les marque-places et les panneaux indicateurs au moins 3 jours avant l’ouverture. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires du plan pour la table d’information.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Les tables, chaises et nappes prennent du temps à positionner, surtout si les rallonges et multiprises doivent être sécurisées.
Approvisionnez la caisse en monnaie la veille et vérifiez les prix imprimés avant d’ouvrir. Prévoyez aussi un contrôle des glacières, thermos, tasses et verres afin que le service ne dépende pas des achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un marché aux timbres ?: Réservez le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue, surtout si le marché nécessite de nombreuses tables et un espace d’accueil. Confirmez ensuite les horaires d’accès et d’installation par écrit 2 semaines avant.
Combien de temps faut-il pour installer un marché aux timbres ?: Comptez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, la signalétique et les tables d’inscription et d’information. Ajoutez 30 minutes si les exposants arrivent en même temps et doivent être orientés vers leur emplacement.
Quand confirmer les exposants d’un marché aux timbres ?: Envoyez une confirmation définitive environ 2 semaines avant le marché, avec l’horaire, le nombre de tables et les consignes d’arrivée. Faites une dernière vérification des réservations 3 à 5 jours avant.
Quelle monnaie prévoir pour la caisse ?: Préparez la monnaie la veille, en privilégiant des pièces et des petites coupures adaptées aux premiers paiements. Le montant dépend des prix pratiqués, mais la caisse doit être vérifiée avant l’ouverture et placée à la table d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.