Checkliste für deine Briefmarkenmarkt-Organisation
Ein Briefmarkenmarkt wirkt erst dann übersichtlich, wenn Aussteller, Tischaufteilung und Besucherführung früh feststehen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Aufstellen der Tische und dem Öffnen des Marktes. Plane Anmeldungen, Namens- und Tischschilder nicht erst in der letzten Woche: Änderungen bei Ausstellern beeinflussen Lageplan, Tischzahl und Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem klare Zuständigkeiten für Kasse, Registrierung und Aufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Marktaufteilung ausarbeiten
Ausstellerliste erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller bestätigen
Anzahl der Tische festlegen
Reservierungen prüfen
Programm veröffentlichen
Lageplan drucken
Namensschilder drucken
Tischschilder erstellen
2 Personen
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Preisliste vorbereiten
Kasse vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kasse mit Wechselgeld füllen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Tischdecken auslegen
2 Personen
Messestände nummerieren
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Tischen begleiten
3 Personen
Eingang besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Infostand besetzen
Getränke und Kaffee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Snacks auffüllen
Toiletten kontrollieren
Besucherfragen beantworten
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Verlorene Sachen einsammeln
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarkttischeAnz. 30
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 30
- Registrierungstisch
- Infotisch
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Kasse
- TaschenrechnerAnz. 4
- LupenlampenAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KaraffeAnz. 2
- TablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- KleingeldschalenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- SchreibblöckeAnz. 10
- SchereAnz. 4
- MarkerAnz. 12
Dekoration
- TischschilderAnz. 30
- NamensschilderAnz. 40
- WegweiserAnz. 10
- SteckfähnchenAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 50
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Tischaufteilung fest, bevor du den Lageplan druckst. Sobald sich die Zahl der Aussteller ändert, müssen Tischschilder, Wegweiser und der Plan erneut angepasst werden.
- Bestätige Aussteller erst nach Prüfung ihrer Reservierungen und Anmeldungen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Verpflegung nicht erst beim Aufbau zusammengestellt werden muss.
- Bereite Namensschilder, Tischschilder und Wegweiser gebündelt vor und beschrifte die Materialien. So verliert das Aufbauteam vor Ort keine Zeit mit Sortieren und Nachfragen.
- Plane für Registrierung und Kasse jeweils einen festen Tisch ein. Fülle die Kasse vor dem Einlass mit Wechselgeld und lege Preisliste sowie Anmeldeliste direkt dort bereit.
- Prüfe vor dem Öffnen Strom, Ton und Kühlung: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und gefüllte Kühlboxen sollten bereits beim Aufbau am richtigen Platz stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Briefmarkenmarkt organisieren?
- Reserviere die Location möglichst mehrere Wochen vor dem Markt. Verschicke die Einladungen früh genug, damit Anmeldungen, Tischzahl und Ausstellerbestätigungen vor dem Druck des Lageplans abgeschlossen sind.
- Wie viele Tische brauche ich für einen Briefmarkenmarkt?
- Die benötigte Zahl ergibt sich aus den bestätigten Ausstellern und der geplanten Tischgröße. Lege die Tischzahl erst nach Prüfung aller Reservierungen endgültig fest und halte ein bis zwei Tische als Reserve bereit, wenn die Location das zulässt.
- Wann soll ich Lageplan und Tischschilder drucken?
- Drucke beides erst, wenn die Aussteller bestätigt und die Marktaufteilung final ist. Plane dafür mindestens einige Tage vor dem Markt ein, damit Korrekturen bei Namen, Tischnummern oder Wegweisern noch möglich sind.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst aufgebaut werden?
- Öffne die Location zuerst für das Aufbauteam und stelle dann Tische, Stühle und Tischdecken auf. Danach folgen Registrierungstisch, Infotisch, Beschilderung, Kasse und die technische Ausstattung, bevor Aussteller eintreffen.
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