Checklist voor een goed georganiseerde postzegelmarkt
Een postzegelmarkt staat of valt met een logische indeling en duidelijke informatie voor exposanten en bezoekers. Reserveer de locatie op tijd, leg het aantal tafels vast en verwerk aanmeldingen in één actuele lijst. Regel daarna de plattegrond, naamkaartjes, tafelbordjes, prijslijsten en bewegwijzering. Op de marktdag zelf heb je aparte plekken nodig voor registratie, informatie en kassa, plus koffie, servies en stroom voor apparatuur. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar opbouw zonder losse eindjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Marktindeling uitwerken
Exposantenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
Tafelaantallen vastleggen
Reserveringen controleren
Programma publiceren
Plattegrond afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
Tafelbordjes maken
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Prijslijsten voorbereiden
Kassa voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Kassa met wisselgeld vullen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Exposantentafels nummeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar tafels begeleiden
3 personen
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Informatiepunt bemannen
Dranken en koffie serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
Exposanten uitchecken
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verloren spullen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Markttafelsaantal 30
- Stoelenaantal 45
- Tafelkledenaantal 30
- Registratietafel
- Informatietafel
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Kassa
- Rekenmachinesaantal 4
- Vergrootlampenaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkanaantal 2
- Dienbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerschalenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Kleingeldbakjesaantal 4
- Clipboardsaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Schrijfblokkenaantal 10
- Schaaraantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
Decoratie
- Tafelbordjesaantal 30
- Naamkaartjesaantal 40
- Pijlbordenaantal 10
- Postzegelvlaggetjesaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Kabelbindersaantal 50
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Bureaulampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de marktindeling vast zodra de exposantenlijst grotendeels compleet is. Noteer per exposant het aantal tafels en druk daarna één plattegrond af voor de registratietafel en één voor de informatietafel.
- Bevestig exposanten niet alleen mondeling, maar stuur een laatste overzicht met tafelnummer, aankomsttijd en praktische informatie. Plan dit uiterlijk 7 dagen voor de markt, zodat wijzigingen nog in de tafelindeling passen.
- Maak voor de opbouw een aparte materiaalcontrole. Tel onder meer markttafels, stoelen, tafelkleden, tafelbordjes, naamkaartjes, pijlborden, plakband en postzegelvlaggetjes voordat de locatie opengaat.
- Zet de kassa vóór de opening klaar met wisselgeld en controleer of prijslijsten op elke relevante tafel liggen. Een aparte registratietafel voorkomt dat aanmeldingen, betalingen en vragen door elkaar lopen.
- Test stroom en geluid voordat bezoekers binnenkomen. Controleer verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers, microfoon en luidsprekers en vul koelboxen en thermoskannen pas na deze controle.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een postzegelmarkt?
- Tel per exposant het afgesproken aantal tafels op en voeg minimaal 1 registratietafel en 1 informatietafel toe. Reserveer daarnaast ruimte voor looppaden; leg de definitieve tafelaantallen vast zodra de aanmeldingen zijn verwerkt.
- Wanneer moet ik exposanten voor een postzegelmarkt bevestigen?
- Stuur de definitieve bevestiging bij voorkeur 7 dagen voor de markt. Vermeld daarin het tafelnummer, de aankomsttijd, de locatie-informatie en eventuele dieetwensen of afspraken die je hebt verzameld.
- Wat moet ik op de dag van een postzegelmarkt als eerste doen?
- Open de locatie eerst voor de opbouw en controleer de reserveringen en plattegrond. Zet daarna de tafels, stoelen, tafelkleden en registratiepunten klaar voordat je naamkaartjes, tafelbordjes en bewegwijzering ophangt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een postzegelmarkt?
- Plan minimaal 2 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, het neerleggen van tafelkleden, het plaatsen van registratie- en informatietafels en het aansluiten van apparatuur. Voeg extra tijd toe als de locatie niet vooraf is ingericht.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!