Organiser un marché aux plantes sans rien oublier
Un marché aux plantes demande une préparation plus précise qu’un simple stand de vente. Il faut confirmer le lieu, les exposants et les autorisations, puis prévoir les branchements, la signalétique et l’organisation des stands. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’accueil du public. Elle aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés : étiquettes de prix, besoins électriques, météo et moyens de paiement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Inviter les exposants
2 personnes
Vérifier les autorisations
Enregistrer les exposants
2 personnes
Réserver des prises électriques
Élaborer la promotion
2 personnes
Diffuser la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan des exposants
2 personnes
Acheter des plantes à vendre
2 personnes
Confirmer les exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Écrire les étiquettes des plantes
3 personnes
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Recharger les terminaux de paiement
Vérifier les prévisions météo
Événement
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Mettre en place les plantes à vendre
4 personnes
Placer les étiquettes et les prix des plantes
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Gérer le stand de vente
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Déplacer les plantes en toute sécurité
4 personnes
Suivi
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Stands de marchéqté 8
- Tables pliantesqté 10
- Tables hautesqté 4
- Chaisesqté 40
- Tabouretsqté 8
- Table de caisse
- Poubellesqté 6
Décoration
- Bacs à plantesqté 20
- Plateaux pour plantesqté 30
- Pots de cultureqté 80
- Suspensions pour panierqté 20
- Panneaux d'informationqté 6
- Supports de prixqté 30
- Étiquettes pour plantesqté 120
- Panneaux de directionqté 6
- Nappesqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Terminaux de paiementqté 2
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 6
- Chariots de transport manuelqté 2
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Projecteurs de chantierqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commence les invitations au moins 6 semaines avant le marché : les exposants doivent confirmer leur présence, leurs besoins alimentaires et leur besoin éventuel d’électricité.
- Prépare le plan des stands 7 jours avant l’ouverture. Réserve les tables, chaises et passages en tenant compte des tentes, des plantes volumineuses et de la table de caisse.
- Imprime les étiquettes des plantes et les supports de prix au moins 3 jours à l’avance. Prévois quelques étiquettes vierges pour les changements de dernière minute.
- Vérifie la météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes, les panneaux de direction, les rallonges et l’éclairage doivent être installés en tenant compte du vent et de la pluie.
- Recharge tous les terminaux de paiement la veille et prévois une solution de secours. Installe aussi les multiprises et les rallonges avant l’arrivée des exposants pour éviter les branchements improvisés.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux plantes ?
- Prévois environ 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les autorisations, inviter les exposants et diffuser la promotion. Garde les 7 derniers jours pour le plan des stands, les achats et la signalétique.
- Quand inviter les exposants pour un marché aux plantes ?
- Invite-les au moins 6 semaines avant la date prévue. Demande une confirmation au plus tard 3 semaines avant afin de finaliser le plan des exposants et les besoins en prises électriques.
- Combien de temps faut-il pour installer un marché aux plantes ?
- Réserve au moins 3 heures le jour même pour monter les tentes, installer les tables, brancher l’éclairage et placer les plantes. Prévois 30 minutes supplémentaires pour accueillir les exposants et corriger le plan si nécessaire.
- Que faut-il prévoir pour vendre les plantes sur place ?
- Prépare une table de caisse, des terminaux de paiement rechargés, des étiquettes de prix et des étiquettes pour chaque plante. Vérifie tout au plus tard la veille et garde quelques supports vierges pour les ajustements.
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