Checklist pour organiser un marché aux jouets

Un marché aux jouets demande surtout de coordonner les exposants, l’installation et les informations pratiques. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez les règles de vente avant d’ouvrir les inscriptions. La semaine précédant l’événement, vérifiez les autorisations, le plan des tables, le matériel et les besoins alimentaires. Les dernières heures servent à préparer les boissons, la monnaie, l’affichage et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir les règles du marché
2 personnes
Répartir les tables de vente
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les points de vente de nourriture et de boissons
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Vérifier les points d'alimentation
Concevoir la signalétique
Créer les étiquettes de prix
Imprimer le plan
Imprimer la liste des participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer la monnaie
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Inspecter le site
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Marquer les stands de vente
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Aménager l’espace de jeu
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
Laisser les participants déballer
4 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Encadrer le coin jeux
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer l'heure de fin
Finaliser la vente
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Emballer les jouets
4 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 30
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Panneau d’information
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Nappesqté 30

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Calculatricesqté 4
Lampes portablesqté 6
Caissesqté 4
Caisses à monnaieqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Saladiersqté 8
Pains de glaceqté 16

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Étiquettes de prixqté 500
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Porte-essuie-tout en papierqté 2
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles avant d’envoyer les invitations : précisez les horaires d’arrivée, la taille d’une table, les objets acceptés et la façon de confirmer une inscription.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez une confirmation finale quelques jours avant le marché. Demandez aussi les besoins alimentaires à ce moment-là, plutôt que le matin même.
Préparez le plan des tables et la liste des participants sur papier, puis gardez une copie numérique sur un téléphone chargé. Une table d’inscription clairement signalée évite les allers-retours à l’arrivée.
Vérifiez au moins une semaine avant les autorisations, l’assurance, les prises disponibles et les rallonges nécessaires. Pour un événement sous tente, consultez encore la météo 48 heures avant et prévoyez l’éclairage si la lumière baisse.
Achetez la monnaie et les consommables la veille, refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupez le matériel par zone. Faites une dernière inspection du site avant l’ouverture pour repérer une table manquante ou un branchement inaccessible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché aux jouets ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, définissez les règles, puis ouvrez les inscriptions afin de garder 2 à 3 semaines pour traiter les réponses et confirmer les exposants.
Comment répartir les tables d’un marché aux jouets ?: Attribuez une place à chaque participant et gardez une copie imprimée du plan à l’accueil. Prévoyez un passage suffisamment large et réservez une table séparée pour les inscriptions, les informations ou la monnaie.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux jouets ?: Préparez les étiquettes, le plan, la liste des participants, la monnaie et les sacs ou boîtes de rangement. Refroidissez les boissons pendant plusieurs heures et rassemblez le mobilier, les rallonges, les multiprises et le matériel d’accueil au même endroit.
Quand vérifier la météo pour un marché aux jouets en extérieur ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Contrôlez aussi les tentes, l’éclairage, les branchements et la possibilité de protéger les tables si la pluie ou le vent sont annoncés.

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