Checklist para organizar un mercado de juguetes

Un mercado de juguetes necesita más que mesas y vendedores. Primero debes cerrar la fecha, el lugar y las normas; después gestionar las inscripciones, distribuir los puestos y revisar permisos, seguro y electricidad. En los últimos días conviene preparar el plano, las etiquetas de precios, el cambio en efectivo y la comida. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el montaje y la atención a los participantes no se concentren en la última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Establecer las normas del mercado
2 personas
Organizar las mesas de ventas
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la venta de comida y bebida
Comprobar permisos
Comprobar los datos del seguro
Comprobar los puntos de electricidad
Diseñar la señalización
Diseñar etiquetas de precios
Imprimir el plano
Imprimir la lista de participantes
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger cambio en efectivo
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Inspeccionar el recinto
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el puesto de información
2 personas
Montar el rincón de juegos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Dejar listas las etiquetas de precio
2 personas
Montar las cajas
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Asignar puestos de venta
2 personas
Indicar a los participantes que deshagan el equipaje
4 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Acompañar el rincón de juegos
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Registrar objetos perdidos
Anunciar la hora de finalización
Cerrar la venta
3 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Empaquetar juguetes
4 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Barrer el recinto
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de mercadocant. 30
Sillas plegablescant. 40
Mesa de inscripción
Mesa informativa
Taburetescant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12
Mantelescant. 30

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Calculadorascant. 4
Lámparas portátilescant. 6
Cajas registradorascant. 4
Cajas de caudalescant. 4
Datáfonoscant. 4
Cables de cargacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Jarras de aguacant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Bandejascant. 8
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Etiquetas de preciocant. 500
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 40

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de papel de cocinacant. 2
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las normas antes de enviar invitaciones. Así puedes indicar desde el principio el tamaño de las mesas, los horarios y qué tipo de juguetes se aceptan.
Pide las inscripciones con antelación y confirma a cada participante cuando cierre el plazo. Recoge también las preferencias dietéticas para calcular la comida y la bebida sin improvisar.
Revisa los puntos de electricidad antes del montaje y calcula la longitud de los cables. Lleva baterías externas para la mesa de inscripción y comprueba que las regletas no queden en zonas de paso.
Prepara el plano, la lista de participantes y las etiquetas de precios como documentos separados. Imprime copias suficientes para la mesa de inscripción, la mesa informativa y los responsables del montaje.
El día anterior, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y revisa el pronóstico del tiempo. Haz una inspección final del recinto antes de abrir, sobre todo de las carpas, la iluminación, las mesas y las zonas de circulación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de juguetes?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba permisos y seguro al principio; deja las compras, el cambio y la preparación de bebidas para los últimos 2 o 3 días.
¿Qué hay que pedir a los participantes de un mercado de juguetes?: Pide nombre, datos de contacto, cantidad de espacio necesario y tipo de juguetes que venderán. Cierra las inscripciones al menos 10 días antes para poder confirmar participantes e imprimir el plano.
¿Cuándo se prepara el plano y la señalización?: Prepara una primera distribución cuando conozcas el número de participantes y ciérrala 3 o 4 días antes. Imprime el plano, la lista de participantes, las señales y las etiquetas de precios como máximo el día anterior.
¿Qué se suele olvidar para un mercado de juguetes?: Suelen faltar cambio en efectivo, alargadores, iluminación portátil y espacio para guardar cajas. Compruébalos 24 horas antes y reserva una zona de almacenamiento para que los pasillos permanezcan despejados.

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