Organiser un marché aux cadeaux sans rien oublier
Un marché aux cadeaux se prépare dans un ordre précis : trouver le lieu, répartir les stands, confirmer les participants, puis installer un parcours clair pour les visiteurs. Cette checklist rassemble 63 tâches et 49 éléments de matériel, des autorisations aux tentes et aux terminaux de paiement. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents, comme la monnaie, les besoins alimentaires, les rallonges ou les informations pratiques envoyées trop tard aux exposants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le lieu et la date
Vérifier les autorisations
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Numéroter les emplacements des stands
2 personnes
Rédiger les conditions de vente
Contacter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer la répartition des stands
Créer des réservations de tables
Réserver des tentes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
Préparer les badges nominatifs
Créer des panneaux de direction
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Déployer les nappes
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel de musique
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les câbles d’alimentation
Allumer l’éclairage
Réapprovisionner les tables
2 personnes
Informer les visiteurs de la fermeture
Faire vider les stands de vente
3 personnes
Répartir les restes
2 personnes
Suivi
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ranger le point d'information
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de marchéqté 24
- Tables pliantesqté 4
- Chaisesqté 40
- Portants à vêtementsqté 6
- Panneaux de présentationqté 8
- Nappesqté 28
- Tabouretsqté 8
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Enceintes de musiqueqté 2
- Microphone
- Terminaux de paiementqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Projecteurs de chantierqté 4
- Lampes de pocheqté 4
- Piles de rechangeqté 16
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 12
- Numéros des standsqté 24
- Badges nominatifsqté 30
- Décoration de tableqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Verres à vin réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 4
- Pichets de serviceqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Bacs de rangementqté 10
- Pains de glaceqté 16
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 3
- Balaiqté 2
- Pinces à déchetsqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Gants de nettoyageqté 8
- Caisses de rangementqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par bloquer le lieu et la date, puis vérifiez les autorisations avant de contacter les participants. Sans ces éléments, la répartition des stands et les invitations risquent d’être modifiées plusieurs fois.
- Préparez le plan du marché avant d’attribuer les emplacements. Numérotez chaque stand et prévoyez les tables, chaises, portants ou panneaux de présentation nécessaires à chaque participant.
- Envoyez aux exposants les informations pratiques quelques jours avant l’événement : numéro du stand, horaires d’installation, accès électrique et conditions de vente. Demandez aussi leurs besoins alimentaires avant de faire les courses.
- Ne laissez pas la caisse et les paiements pour le dernier moment. Testez les terminaux de paiement, préparez la monnaie et vérifiez les multiprises et rallonges avant l’ouverture.
- Consultez les prévisions météo avant le montage et prévoyez les tentes, l’éclairage et les lampes de poche nécessaires. Contrôlez le site avant l’arrivée du public, notamment les branchements, la signalétique et les passages entre les stands.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un marché aux cadeaux ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les participants, les réservations de matériel et les besoins alimentaires.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les stands ?
- Confirmez la répartition des stands environ 2 semaines avant le marché. Envoyez ensuite à chaque participant son numéro, les horaires d’installation et les consignes d’accès.
- Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché aux cadeaux ?
- Prévoyez une caisse avec de la monnaie ainsi que les terminaux de paiement nécessaires. Testez tout au plus tard la veille et vérifiez la disponibilité des prises, multiprises et rallonges.
- Quand installer les tentes et la signalétique ?
- Montez les tentes et installez les panneaux le jour même, avant l’arrivée des exposants et du public. Gardez idéalement 2 heures pour contrôler les stands, les branchements, l’éclairage et les indications de circulation.
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