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Geschenkmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Geschenkmarkt steht und fällt mit einer klaren Standplanung und rechtzeitigen Rückmeldungen. Lege zuerst Ort und Datum fest, prüfe Genehmigungen und kläre Verkaufsbedingungen, bevor du Teilnehmer einlädst. Danach folgen Anmeldeliste, Standnummern, Tische, Zelte und Strom. Kurz vor dem Termin zählen Wettercheck, gekühlte Getränke, Wechselgeld und gut sichtbare Wegweiser. Diese Checkliste führt dich von der ersten Entscheidung bis zur Kontrolle des Geländes und dem Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum festlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standplätze nummerieren

    2 Personen

  • Verkaufsbedingungen festlegen

  • Teilnehmer ansprechen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Standaufteilung bestätigen

  • Tische reservieren

  • Zeltreservierung machen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Kasse und Wechselgeld bereitstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegweiser erstellen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage testen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Informationen bereitstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stromkabel kontrollieren

  • Beleuchtung einschalten

  • Tische auffüllen

    2 Personen

  • Besucher über Schließung informieren

  • Verkaufsstände leeren lassen

    3 Personen

  • Restposten verteilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Infopunkt aufräumen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarkttischeAnz. 24
  • KlappischeAnz. 4
  • StühleAnz. 40
  • KleiderständerAnz. 6
  • PräsentationspaneeleAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 28
  • HockerAnz. 8
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Lautsprecher für MusikAnz. 2
  • Mikrofon
  • KartenterminalsAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • BaustrahlerAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 16

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 30
  • TischdekorationAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10
  • KühlelementeAnz. 16

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen belastbar sind. Nummeriere die Plätze anschließend sichtbar und bestätige jedem Teilnehmer seinen Stand spätestens eine Woche vor dem Markt.
  • Prüfe Stromanschlüsse nicht erst beim Aufbau. Kläre vorher, wo Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenterminals und Beleuchtung angeschlossen werden, und lege passende Verlängerungskabel bereit.
  • Schicke die Teilnehmerinformationen mindestens 5 Tage vorher. Nenne darin Ankunftszeit, Standnummer, Aufbauhinweise, Verkaufsbedingungen und eine Kontaktperson für Rückfragen.
  • Kümmere dich am Vortag um Getränke und Snacks. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Kühlboxen oder Kühlschränke rechtzeitig kalt.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 Personen und beginne etwa 2 Stunden vor dem Einlass. Zelte, Markttische, Wegweiser, Standnummern und Beleuchtung sollten vor der Geländekontrolle stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Geschenkmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Datum, Genehmigungen, Teilnehmer, Tische, Zelte und Strom zuverlässig klären.
Wann sollte ich die Teilnehmer zu einem Geschenkmarkt einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 5 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Rückmeldung und bestätige die Standaufteilung spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Tische und Zelte brauche ich für einen Geschenkmarkt?
Plane pro angemeldetem Verkaufsstand mindestens einen Tisch und prüfe zusätzlich, ob Zelte für alle Außenstände nötig sind. Bestelle oder reserviere das Mobiliar mindestens 3 Wochen vor dem Markt, damit fehlende Plätze noch ergänzt werden können.
Was muss ich am Tag des Geschenkmarkts zuerst erledigen?
Beginne etwa 2 Stunden vor dem Einlass mit Zelt- und Tischaufbau, Stromkontrolle und Beschilderung. Danach kontrollierst du Gelände, Standnummern, Kasse, Wechselgeld, gekühlte Getränke und die Teilnehmerliste, bevor die ersten Gäste eintreffen.

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