Organiser un marché aux antiquités : la checklist complète

Un marché aux antiquités demande surtout une bonne coordination entre les vendeurs, le lieu et l’accueil du public. Commence par définir le concept, la date et les horaires, puis réserve le terrain et vérifie les autorisations nécessaires. Les inscriptions des vendeurs, le plan des emplacements et le matériel doivent être finalisés avant la dernière semaine. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les paiements, la signalétique, le café ou le suivi météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept du marché et le public cible
2 personnes
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Consigner le lieu et l’aménagement du terrain
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Vérifier les informations d'assurance
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les vendeurs par téléphone
2 personnes
Recueillir les régimes alimentaires des bénévoles
Faire les réservations pour le matériel
Créer la liste des vendeurs et le plan du site
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Élaborer le parcours pour les visiteurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Organiser la procédure de paiement pour la vente
2 personnes
Prévoir la monnaie en espèces
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel et les stocks
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux vendeurs
Préparer le stock de café et de boissons
2 personnes
Vérifier que le terrain est dégagé d'obstacles
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les points d'alimentation et les rallonges
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les panneaux de numéro de stand
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs et le panneau d’entrée
2 personnes
Installer la caisse et le point d'information
2 personnes
Vérifier la caisse et la monnaie
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
Vérifier les emplacements et les passages
2 personnes
Tenir l’entrée et le point d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir des informations sur les stands
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Contrôler l'affluence et les passages
2 personnes
Vérifier la caisse et la monnaie
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Préparer le départ des vendeurs
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger la caisse en sécurité
2 personnes
Démonter le coin café
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Trier les assiettes et le matériel
2 personnes
Compter le stock
Enregistrer les matériaux endommagés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution des vendeurs
2 personnes
Remercier les vendeurs
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 24
Chaises pliantesqté 30
Table de caisse
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Panneaux numéros de standqté 24
Panneaux d'entréeqté 3
Panneaux directionnelsqté 8
Porte-affichesqté 12
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 4
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Boîtes de stockageqté 12
Bacs à monnaieqté 2
Porte-prixqté 100
Étiquettesqté 200
Stylos à billeqté 20
Blocs-notesqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Marteauqté 2
Maillet en caoutchoucqté 2
Mètres rubansqté 2
Poids pour les tentesqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et vérifie les permis dès que la date est choisie : certaines démarches prennent plusieurs semaines. Confirme aussi les exigences d’assurance avant d’envoyer les invitations aux vendeurs.
Fixe une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps d’attribuer les emplacements, de créer le plan du site et de rappeler les vendeurs qui n’ont pas confirmé.
Envoie aux vendeurs les dernières informations 3 à 5 jours avant l’événement : heure d’arrivée, emplacement, accès au terrain et modalités de paiement. Un plan numéroté évite les attroupements à l’ouverture.
Teste le terminal de paiement, la caisse et les rallonges avant le jour J, puis prévois de la monnaie en espèces. La table de caisse doit être installée dans un endroit visible, mais sans gêner le parcours des visiteurs.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant et adapte l’installation des tentes, de l’éclairage et des tables. Prépare aussi le café et les boissons à l’avance : les bénévoles et les vendeurs en auront besoin dès l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux antiquités ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les vendeurs et finaliser le plan des emplacements au moins 10 jours avant l’ouverture.
Quand faut-il confirmer les vendeurs d’un marché aux antiquités ?: Traite les inscriptions au fil de l’eau et confirme chaque vendeur par téléphone dès que son dossier est complet. Envoie les informations finales 3 à 5 jours avant le marché, avec l’horaire d’arrivée et le numéro de stand.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché aux antiquités ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et la caisse, 1 pour orienter les vendeurs et 1 pour aider à l’installation par zone. Pour un marché de plus de 20 stands, ajoute 2 personnes afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux antiquités ?: Vérifie les stocks, le matériel, la caisse, le terminal de paiement et la signalétique. Prépare aussi le plan des stands, les panneaux d’entrée et directionnels, les boissons et les dernières consignes à remettre aux vendeurs.

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