Checklist para organizar un mercado anual sin olvidar nada

Organizar un mercado anual requiere coordinar puestos, permisos, proveedores y circulación mucho antes del día del evento. Esta checklist reúne el orden de trabajo para pasar de la fecha y el lugar a un mercado preparado y seguro. Incluye aspectos que suelen retrasarse, como el seguro, los baños, la recogida de residuos y la distribución eléctrica. También te ayuda a comprobar al final el material, el programa, la señalización y la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar el permiso del evento
Contratar un seguro
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el alquiler del puesto
Enviar invitaciones
2 personas
Reservar proveedores
Reservar instalaciones sanitarias
Reservar recogida de residuos
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Determinar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Planificar la distribución eléctrica
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir el plano
Preparar señales de ruta
2 personas
Hacer números de puesto
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar el dinero de caja
2 personas

Evento

Despejar el recinto
4 personas
Descargar puestos
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Confirmar los números de los puestos
2 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Indicar a los responsables de los puestos su ubicación
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Comprobar los interruptores de luz
Encender la iluminación
2 personas
Servir los últimos pedidos
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas

Seguimiento

Cortar la electricidad
2 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger la basura
Retirar los sanitarios
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 25
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 20
Sillascant. 40
Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 4
Pinzas para mantelescant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonoscant. 2
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 8
Arcos de globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Manteles para puestoscant. 25

Catering

Bandejas para servircant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Cubiterascant. 4
Cestas de pancant. 8
Portaetiquetascant. 30
Etiquetas de preciocant. 100
Guantes desechablescant. 300
Bandejas de aluminio para servircant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Papeleracant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Botiquinescant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 6
Guantes de primeros auxilioscant. 4

Información

Carteles informativoscant. 6
Planoscant. 250
Folletos del programacant. 250
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 300

Compras

Café

Consejos

Empieza a cerrar la fecha y el lugar con varios meses de margen: necesitas tiempo para solicitar el permiso, contratar el seguro y confirmar los puestos y proveedores.
No esperes a la última semana para diseñar el plano. Define la distribución de los puestos, las salidas de emergencia, el tráfico y los puntos de electricidad antes de confirmar alquileres y conexiones.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y envíalas a los puestos o proveedores con antelación. Así pueden prever cantidades y evitar cambios de última hora.
Reserva pronto los baños, la recogida de residuos, las carpas y el mobiliario. El día anterior comprueba que mesas, sillas, vasos reutilizables, cables, regletas y equipos de cobro estén disponibles.
Prepara la operación del día con una lista de participantes impresa, números de puesto, señales de ruta, walkie-talkies y voluntarios asignados. Revisa la previsión del tiempo y la lista de la compra entre 24 y 48 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado anual?: Empieza entre 3 y 6 meses antes de la fecha prevista. Ese margen permite tramitar permisos, contratar el seguro, gestionar inscripciones y reservar puestos, baños, residuos y proveedores.
¿Cuándo hay que solicitar el permiso para un mercado?: Solicítalo en cuanto tengas definida la fecha, el lugar y la distribución básica, idealmente entre 8 y 12 semanas antes. Los plazos dependen del municipio, así que confirma el procedimiento antes de anunciar el mercado.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los puestos?: Cierra las inscripciones al menos 3 o 4 semanas antes. Después puedes confirmar el alquiler de cada puesto, recoger preferencias dietéticas, imprimir la lista de participantes y preparar el plano definitivo.
¿Qué hay que revisar el día antes del mercado?: Entre 24 y 48 horas antes revisa la previsión meteorológica, la lista de la compra, las entregas y la asignación de voluntarios. Comprueba también la señalización, los números de puesto, la electricidad, las linternas y las baterías de repuesto.

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