Checklist pour organiser un marché annuel

Un marché annuel demande plus qu’une liste d’exposants et quelques stands. Il faut verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de lancer les inscriptions, puis coordonner les emplacements, l’électricité, les déchets et la sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, sans oublier les besoins alimentaires, le stationnement ou l’impression des supports. Prévoyez aussi un délai pour confirmer chaque exposant et ajuster le plan du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Définir les emplacements de vente
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Déterminer les points de déchets
2 personnes
Définir l'itinéraire de sécurité
2 personnes
Réserver les stands
Réserver des tentes de réception
Réserver le son et l’éclairage
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les exposants
2 personnes
Envoyer la confirmation
2 personnes
Préparer les informations de parking
Créer le plan
Établir le programme
2 personnes
Mettre à jour les réseaux sociaux
Faire imprimer les panneaux de rue
Imprimer la liste des exposants
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les stands du marché
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux et les flèches
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Aménager le comptoir de vente
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir le stand de vente
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Faire un contrôle de sécurité
2 personnes
Annoncer le programme
Allumer l’éclairage
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer le point de vente
3 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Éteindre l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 30
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 20
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 10
Tables hautesqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Caisses de caisseqté 3
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Extincteurs à gazqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lanternesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 30
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 20
Plantes décorativesqté 12

Catering

Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Tasses à caféqté 150
Verresqté 300
Tassesqté 100
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 8
Bacs à glaceqté 6
Tiroirs-caissesqté 6
Cartes de menuqté 20
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 18
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Informations

Panneaux d'informationqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Badges des exposantsqté 40
Braceletsqté 400
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30

Outils

Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 3
Clés à moletteqté 3
Attaches-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Gants de travailqté 12
Cordeqté 4

Conseils

Commencez par la date, le lieu, l’autorisation et l’assurance au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Sans ces éléments, les réservations de tentes, de stands et de son restent incertaines.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini les emplacements disponibles. Demandez dès le formulaire les dimensions du stand, les besoins électriques et les besoins alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
Dessinez le plan en indiquant les stands, les tentes, les tables, les points d’alimentation électrique, les déchets et l’itinéraire de sécurité. Gardez des passages suffisamment dégagés pour le public et les secours.
Confirmez la répartition des exposants au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement. Envoyez avec cette confirmation le plan, les horaires d’arrivée, les informations de parking et les règles d’installation.
Testez le matériel technique avant l’ouverture : terminaux de paiement, caisses, enceintes, microphones, rallonges et passe-câbles. Prévoyez également l’éclairage, les extincteurs et une solution de rangement pour les câbles exposés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les équipements, de recruter les exposants et d’imprimer les panneaux.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les après avoir fixé le plan de principe et les catégories d’emplacements, généralement 6 à 8 semaines avant le marché. Fermez les inscriptions environ 2 à 3 semaines avant pour répartir les exposants et envoyer les confirmations.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché annuel ?: Prévoyez les stands, tentes, tables, chaises ou tabourets selon les besoins déclarés par les exposants. Recueillez leurs dimensions et besoins électriques au moment de l’inscription, puis vérifiez la répartition au moins 10 jours avant l’événement.
Quand préparer le plan et les informations de parking ?: Préparez une première version dès que les emplacements sont définis, puis finalisez-la 2 à 3 semaines avant le marché. Envoyez le plan, le stationnement et les horaires d’arrivée avec la confirmation des exposants.

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