Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de brasserie

Une journée portes ouvertes de brasserie demande plus qu’une dégustation et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les visites guidées, le parcours dans la brasserie, la sécurité et le service des boissons. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la fixation du programme jusqu’au nettoyage de l’entrée. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, le stock de bière et le matériel de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations des visites guidées
Inspecter la brasserie en toute sécurité
2 personnes
Déterminer le parcours des visiteurs
2 personnes
Créer les panneaux de visite
Vérifier les informations sur la bière
2 personnes
Réserver des verres de dégustation
Composer la playlist musicale
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier le stock de bière
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre la bière au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer la liste des inscriptions
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le tiroir-caisse
Vérifier les prévisions météo
Nettoyer le site et l’entrée
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager le poste de dégustation
3 personnes
Balisage de l'itinéraire de visite
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Briefer les guides
4 personnes
Faire le briefing de l’équipe bar
4 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Servir la dégustation de bière
4 personnes
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Guider la première visite
2 personnes
Accompagner la deuxième visite guidée
2 personnes
Animer la troisième visite guidée
2 personnes
Animer la quatrième visite guidée
2 personnes
Accompagner la cinquième visite guidée
2 personnes
Débriefer les visites guidées avec les visiteurs
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Récupérer les verres
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le stock du bar
Informer les visiteurs de la fermeture

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les restes de bouchées
2 personnes
Vider les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le sol de la brasserie
3 personnes
Nettoyer le site et l’entrée
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Remettre en place le matériel de brasserie
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Table de caisse
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Verres de dégustationqté 250
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 6

Équipement

Installations de tirage à la pressionqté 4
Fûts de bièreqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Bacs d'égouttage pour tireuse à bièreqté 4
Pompes à mainqté 2

Décoration

Affiches de bièreqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 180
Panneaux d’informationqté 10
Brochures du programmeqté 220
Panneaux de directionqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Chariots de ménageqté 2
Gantsqté 12
Serviettesqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Gants de travailqté 12
Protection auditiveqté 20
Marquage au solqté 4

Informations

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Listes de prixqté 20
Formulaires de dégustation de bièreqté 200
Braceletsqté 250
Rouleaux de tickets de caisseqté 6

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Pince coupe-câblesqté 2
Clés à moletteqté 2
Marteaux en caoutchoucqté 2
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Fixez les créneaux des visites avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une capacité précise par groupe et confirmez les réservations quelques jours avant l’événement.
Inspectez le parcours des visiteurs au moins une semaine à l’avance. Vérifiez les zones glissantes, les passages étroits, les câbles et la signalétique avant l’arrivée du public.
Contrôlez le stock de bière et mettez les boissons au frais la veille. Prévoyez également des verres de dégustation, des verres à eau et des bacs d’égouttage pour éviter les files et les débordements au comptoir.
Imprimez la liste des inscriptions et préparez les badges le matin même. Gardez une version à jour pour noter les absents, les arrivées sans réservation et les besoins alimentaires signalés.
Testez les terminaux de paiement, les tireuses, le microphone et les enceintes avant l’ouverture. Faites-le avec les rallonges et multiprises réellement utilisées, afin de repérer immédiatement un branchement manquant.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes de brasserie ?: Commencez l’organisation au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le programme et les créneaux de visite, puis ouvrez les inscriptions, confirmez les fournisseurs et finalisez les achats pendant la dernière semaine.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions aux visites de brasserie ?: Ouvrez les inscriptions dès que les horaires et la capacité de chaque groupe sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Relancez les inscrits 3 à 5 jours avant et recueillez à ce moment leurs besoins alimentaires.
Quelle quantité de bière prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour une dégustation, comptez environ 10 à 15 cl par bière proposée et par visiteur, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Ajustez le calcul au nombre d’inscrits, aux ventes prévues et à la durée de présence du public.
Que faut-il vérifier le jour avant une porte ouverte de brasserie ?: Vérifiez le stock, refroidissez la bière, installez les tables et la signalétique, puis testez les tireuses et les terminaux de paiement. Préparez aussi les en-cas, les badges, la liste des inscriptions et le parcours sécurisé avant la fermeture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.