Checklist para organizar un mercado anual sin olvidos

Organizar un mercado anual exige coordinar permisos, proveedores, expositores, puestos y circulación mucho antes del día de apertura. Empieza fijando la fecha y el lugar, y trabaja después con un plano que incluya ventas, corriente, residuos y la ruta de seguridad. Las inscripciones, preferencias dietéticas y confirmaciones necesitan plazos claros. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento, desde las carpas hasta los terminales de pago.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Contactar a los proveedores
2 personas
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Definir los puntos de venta
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Determinar puntos de residuos
2 personas
Registrar la ruta de seguridad
2 personas
Reservar puestos
Reservar carpas de fiesta
Reservar sonido e iluminación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Enviar la confirmación
2 personas
Preparar la información de aparcamiento
Hacer el plano
Elaborar el programa
2 personas
Actualizar las redes sociales
Imprimir carteles de calle
Imprimir la lista de expositores
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Revisar los puestos del mercado
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recibir al equipo de montaje
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar carteles y flechas
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Montar el mostrador de ventas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Llenar los refrigeradores
3 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender el mostrador de ventas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Hacer una ronda de seguridad
2 personas
Anunciar el programa
Encender la iluminación
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el mostrador de ventas
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Apagar la iluminación y la electricidad
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 30
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 20
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetescant. 12
Percheroscant. 10
Mesas altascant. 8

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Terminales de pagocant. 3
Cajas de cajacant. 3
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintores de gascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Focos LED de obracant. 6
Farolescant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderascant. 30
Globoscant. 200
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 20
Plantas decorativascant. 12

Catering

Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 300
Tazascant. 100
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 8
Cuencos fríoscant. 6
Cajas de la cajacant. 6
Cartas del menúcant. 20
Porta-servilletascant. 12
Compras

Limpieza

Papeleracant. 18
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Información

Paneles informativoscant. 10
Carteles direccionalescant. 20
Credenciales para expositorescant. 40
Pulserascant. 400
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30

Herramientas

Martillocant. 4
Juegos de destornilladorescant. 3
Llaves de bocacant. 3
Bridascant. 300
Cinta americanacant. 8
Guantes de trabajocant. 12
Cuerdacant. 4

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de reservar proveedores. Tramita el permiso y revisa el seguro con varias semanas de margen, porque cualquier cambio de ubicación afecta al plano y a la ruta de seguridad.
Dibuja la distribución antes de asignar puestos. Marca en el mismo plano los puntos de corriente, residuos, entradas, salidas y zonas de paso; así sabrás cuántas carpas, mesas y enrollacables necesitas.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite visible. Pide las preferencias dietéticas al registrarse y envía la confirmación del puesto después de comprobar el número final de expositores.
Prepara la comunicación en dos versiones: información de aparcamiento y plano para visitantes, y lista de expositores y programa para imprimir. Coloca los carteles de calle con suficiente antelación para que puedan encontrarse al menos dos accesos.
Comprueba el equipo técnico y de cobro antes del montaje. Prueba altavoces, micrófonos, máquinas de café, terminales de pago, neveras y regletas; cubre los cables y coloca los extintores de gas donde puedan localizarse rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado anual?: Empieza al menos 8 semanas antes: primero fecha, lugar, permisos, seguro y proveedores. Deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, asignar puestos, enviar confirmaciones e imprimir el plano y la lista de expositores.
¿Qué debe incluir el plano de un mercado anual?: Incluye cada puesto, carpa, entrada, salida, punto de corriente, zona de residuos y la ruta de seguridad. Ten una versión para el equipo y otra simplificada para visitantes, preparada como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Fija una fecha límite entre 2 y 3 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para asignar puestos, recoger preferencias dietéticas, preparar la lista de expositores y enviar las confirmaciones.
¿Qué equipo hay que revisar antes de abrir el mercado?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: sonido, iluminación, terminales de pago, máquinas de café, neveras y conexiones eléctricas. Durante el montaje, comprueba también los enrollacables, las regletas, las alfombrillas para cables y los extintores.

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