Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande de coordonner les artistes, le public, la technique et la sécurité dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille rapidement le programme, les réservations et les autorisations. Les détails qui prennent le plus de retard sont souvent les besoins techniques des artistes, l’alimentation, l’alimentation électrique et la répartition des bénévoles. Cette checklist rassemble les préparatifs jusqu’à l’installation de la scène et du son le jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Commander des boissons
Réserver l’équipement
2 personnes
Répartir le personnel
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
4 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les artistes
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Vérifier le niveau sonore
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
2 personnes
Tenir le bar
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier les flux de public
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Enregistrer les objets trouvés
Clore la dernière prestation
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
Rassembler les sacs-poubelle
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Éléments de podiumqté 12
Bancs des artistesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 6
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Isolation acoustiqueqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef, à pain et d’épluchageqté 12
Pincesqté 10
Pichets de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Poubellesqté 12

Décoration

Drapeaux de festivalqté 10
Décoration lumineuse en guirlandeqté 8
Tentures de scèneqté 4
Sets de nappesqté 12
Panneaux des artistesqté 6
Pupitres de programmeqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs d'essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Tapis antidérapantsqté 12

Informations

Braceletsqté 350
Cartes du programmeqté 300
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8

Outils

Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 3
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200
Niveaux à bulleqté 2

Conseils

Demande les fiches techniques des artistes dès leur confirmation. Vérifie au moins 2 à 3 semaines avant le festival les microphones, boîtiers DI, retours de scène, câbles et besoins électriques.
Prévois l’accueil du public avant la communication finale : inscriptions, plan du site, tentes, tables, chaises et circulation doivent être cohérents avec la capacité du lieu.
Établis le plan de sécurité plusieurs semaines à l’avance et transmets-le aux responsables. Indique les accès, les sorties, les zones techniques et le point de rassemblement.
Briefe les bénévoles avec des horaires précis, idéalement 3 à 7 jours avant l’événement. Répartis séparément l’accueil, le bar, l’aide aux artistes, le montage et le démontage.
Contrôle la météo la veille et le matin même. Garde les lampes à piles, les piles de rechange, les rallonges et les enrouleurs électriques accessibles plutôt que rangés dans le matériel déjà monté.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, un lieu à réserver et des autorisations à vérifier. Les artistes, le lieu et la sécurité doivent être confirmés en premier.
Quand réserver le matériel de sonorisation pour un festival ?: Réserve les haut-parleurs, subwoofers, table de mixage, microphones et retours de scène dès que le programme musical est suffisamment avancé, idéalement 4 à 8 semaines avant. La fiche technique de chaque artiste permet d’éviter les locations de dernière minute.
Quand commander les boissons et le catering pour un festival ?: Commande le catering et les boissons après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, généralement 7 à 14 jours avant le festival. Ajuste ensuite les quantités selon le nombre final de participants.
Que faut-il vérifier le jour avant un festival de musique ?: Inspecte le lieu, vérifie la météo, récupère le matériel et mets les boissons au frais la veille. Le jour même, prévois suffisamment de temps pour monter la scène, installer le son et tester chaque microphone avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.