Jaarmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een jaarmarkt organiseren vraagt meer dan kramen en standhouders regelen. Je moet vroeg beginnen met de vergunning, verzekering, locatie-indeling en stroomvoorziening, terwijl aanmeldingen en communicatie daarna doorlopen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in een logische volgorde te plannen. Let vooral op zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals veiligheidsroutes, parkeerinformatie, betaalmogelijkheden en de verdeling van stroompunten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Leveranciers benaderen
2 personen
Marktindeling tekenen
2 personen
Verkoopplaatsen bepalen
2 personen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Afvalpunten bepalen
2 personen
Veiligheidsroute vastleggen
2 personen
Kramen reserveren
Partytenten reserveren
Geluid en verlichting reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders indelen
2 personen
Bevestiging versturen
2 personen
Parkeerinformatie opstellen
Plattegrond maken
Programma samenstellen
2 personen
Sociale media vullen
Straatborden laten drukken
Standhouderslijst afdrukken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Marktkramen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Opbouwteam ontvangen
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Borden en pijlen plaatsen
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Verkoopbalie inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Koelkasten vullen
3 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
Event
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Verkoopbalie bemannen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Rondgang op veiligheid maken
2 personen
Programma aankondigen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Verkoopbalie afsluiten
3 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Licht en stroom uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 30
- Partytentenaantal 6
- Tafelsaantal 20
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Krukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 10
- Statafelsaantal 8
Apparatuur
- Koelkastenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Betaalterminalsaantal 3
- Kassakistenaantal 3
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Gasbrandblussersaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 10
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lantaarnsaantal 10
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Vlaggenaantal 30
- Ballonnenaantal 200
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 20
- Decoratieve plantenaantal 12
Catering
- Bordenaantal 250
- Kommetjesaantal 100
- Koffiekopjesaantal 150
- Glazenaantal 300
- Mokkenaantal 100
- Besteksetsaantal 250
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Koelkommenaantal 6
- Kassabakkenaantal 6
- Menukaartenaantal 20
- Servettenhoudersaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 18
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- Dranghekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 20
- Afzetlintaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Informatie
- Informatiebordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 20
- Standhoudersbadgesaantal 40
- Polsbandjesaantal 400
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
Gereedschap
- Hameraantal 4
- Schroevendraaiersetsaantal 3
- Steeksleutelsaantal 3
- Tie-wrapsaantal 300
- Ducttapeaantal 8
- Werkhandschoenenaantal 12
- Touwaantal 4
Tips
- Leg vóór je standhouders bevestigt de marktindeling vast. Teken verkoopplaatsen, looppaden, afvalpunten, stroompunten en een vrije veiligheidsroute op één plattegrond.
- Vraag een vergunning niet pas aan zodra de locatie definitief is. Controleer de aanvraagtermijn bij je gemeente en plan daarnaast tijd in om de verzekering en eventuele voorwaarden te controleren.
- Inventariseer per verkoopplaats of er stroom nodig is en tel de beschikbare aansluitingen vooraf. Reserveer verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten op basis van die indeling, niet op een algemene schatting.
- Verstuur parkeerinformatie en de plattegrond samen met de definitieve bevestiging aan standhouders. Vermeld ook waar zij kunnen laden en lossen, zodat dit niet op de markt zelf hoeft te worden uitgelegd.
- Maak naast de standhouderslijst ook een aparte lijst voor betaalterminals, kassakisten, koeling en koffie- of waterpunten. Controleer deze spullen uiterlijk één week vooraf en test apparatuur vóór de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jaarmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Benader standhouders daarna direct, zodat je uiterlijk 6 weken voor de markt de indeling en het programma kunt afronden.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een jaarmarkt aanvragen?
- Dat verschilt per gemeente en locatie, maar reken op een aanvraagtermijn van minimaal 8 tot 12 weken. Controleer de termijn zodra datum en locatie vaststaan; veiligheidsplan, plattegrond en verkeersmaatregelen kunnen extra tijd vragen.
- Hoeveel kramen heb ik nodig voor een jaarmarkt?
- Tel eerst de bevestigde standhouders en reserveer per stand de afgesproken verkoopruimte. Houd daarnaast ruimte vrij voor looppaden, programmaonderdelen, afvalpunten en een veiligheidsroute; plaats dus niet alle beschikbare ruimte vol met kramen.
- Wanneer stuur ik de definitieve informatie naar standhouders?
- Stuur de bevestiging met plattegrond, parkeerinformatie, opbouwtijd en contactgegevens uiterlijk 2 weken vóór de jaarmarkt. Stuur bij wijzigingen een bijgewerkte versie en druk de definitieve standhouderslijst uiterlijk de dag ervoor af.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!