Checklist pour organiser un marché alimentaire international

Un marché alimentaire international demande plus qu’une liste de stands et de menus. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations, l’électricité, les fournisseurs et les informations sur les allergènes avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist de 85 tâches et 64 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à coordonner les marchands, les bénévoles, les livraisons et les paiements. Gardez une marge pour la météo et les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Prévoir l’alimentation électrique
Sélectionner les marchands du marché
2 personnes
Réserver les stands de restauration
Confirmer les fournisseurs
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier sur les réseaux sociaux
Informer le quartier et les riverains
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Rassembler les menus
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Établir les listes de prix
Enregistrer le mode de paiement
Tester le système de caisse
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Planifier les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Portionner les ingrédients
4 personnes
Préparer les sauces et vinaigrettes
3 personnes
Imprimer les panneaux de menu
Créer des badges nominatifs
Préparer les caisses
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la vaisselle
3 personnes
Aménager les buffets
4 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Décharger les fournitures du stand
6 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Finaliser les plats
6 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir les plats
8 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les buffets
4 personnes
Tenir les caisses
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer le sol entre-temps
2 personnes
Vérifier les stocks en cours de route
2 personnes
Servir les dernières commandes
6 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Emballer les denrées invendues
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Charger le stock du stand
6 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Remettre le lieu en état
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Informer les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 18
Caissesqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 120
Louchesqté 25
Pincesqté 20
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 20
Verres doseursqté 8

Équipement

Brûleurs à gazqté 6
Plaques de cuisson électriquesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Terminaux de paiementqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Couteaux de chefqté 12
Planches à découperqté 12
Saladiersqté 12
Casserolesqté 10
Casserolesqté 8
Passoiresqté 8
Râpeqté 4
Éplucheursqté 4
Spatulesqté 12
Louchesqté 12
Pinces de cuisineqté 12
Gants de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 6
Boîtes de conservationqté 30
Étiquettesqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux des paysqté 20
Porte-menusqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de triqté 4
Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu, les autorisations et l’assurance : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et confirmer les marchands.
Demandez à chaque marchand son menu, ses allergènes, ses besoins électriques et son horaire de livraison avant de créer le plan des emplacements. Cela évite de placer une plaque électrique loin d’une prise ou un réfrigérateur au soleil.
Testez les caisses et les terminaux de paiement au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les multiprises, les rallonges disponibles et la capacité électrique nécessaire aux plaques, machines à café et réfrigérateurs.
Pour les bénévoles, préparez les rôles et les horaires au moins 7 jours à l’avance. Prévoyez une personne à l’accueil, une autre pour les inscriptions et une équipe identifiable pour orienter les visiteurs et les marchands.
Contrôlez les livraisons et la météo la veille, puis confirmez les horaires aux fournisseurs et aux exposants. Les tentes, glacières, bacs à glaçons et équipements de maintien au chaud sont souvent oubliés lorsque le plan change au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché alimentaire international ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, sélectionner les marchands, confirmer les fournisseurs et ouvrir les inscriptions en ligne.
Quand faut-il confirmer les stands et les fournisseurs ?: Confirmez les stands de restauration et les fournisseurs au moins 3 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment-là les menus, les allergènes, les horaires de livraison et les besoins en électricité.
Quand tester le système de caisse et les terminaux de paiement ?: Effectuez un test complet 48 heures avant l’ouverture, puis vérifiez à nouveau les batteries et les connexions le matin même. Enregistrez le mode de paiement prévu pour chaque caisse afin d’éviter les files d’attente.
Quand recruter les bénévoles pour le marché alimentaire ?: Recrutez-les au moins 2 semaines à l’avance et répartissez les rôles 7 jours avant. Envoyez ensuite les horaires, le plan des emplacements et un point de rendez-vous unique à toute l’équipe.

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